Понятие и принципы организации делопроизводства. Теоритические основы делопроизводства и работы с оргтехникой

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно в том случае, если:

• - организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
• - налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
• - исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга - «Планируй - Сделай - Проверь - Действуй»:

• - на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• - на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• - на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• - на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

В документационном обеспечении организация документооборота - один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

• 1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).
• 2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).
• 3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.
• 4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.
• 5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.
• 6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• 7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.
• 8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.
• 9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.
• 10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы - это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Создание системы регистрации - еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

• 1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:
  • - всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;
  • - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;
  • - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.
• 2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:
  • - всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;
  • - поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;
  • - кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый - регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй - регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel), который, безусловно, будет более гибким инструментом при поиске документов, при ведении справочной работы или контроле исполнения документов.

Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

Например, регистрационный номер входящего документа - 232/01-12 - включает следующие части: порядковый номер поступления (232), код должностного лица (01 - код генерального директора), код подразделения-исполнителя (12). Порядковый номер документа от других частей регистрационного номера отделяется косой чертой. В состав регистрационного номера документа могут входить и другие коды, например индекс того дела по номенклатуре дел, в которое документ поступит на хранение после исполнения.

Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

• - регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы - один массив, исходящие - другой, внутренние - третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);
• - регистрация документов осуществляется: входящих - в день поступления, исходящих - в день отправки;
• - доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, - на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);
• - регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае - на следующий день.

Третья составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.

Разработка номенклатуры дел - очень важный шаг в организации системы делопроизводства. Номенклатура дел организации - это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.

Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения - это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:

• - инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);
• - бланки документов (разработка бланков, их учет - задачи службы делопроизводства);
• - система контроля исполнения документов;
• - регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др.

В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.

Факультет менеджмента

Курсовая работа
по дисциплине «Менеджмент»

на тему: «Современное делопроизводство предприятия: основные принципы и составляющие»

Введение 3

Глава I. Делопроизводство – как составная часть

управления организационной системой 5

1.1. Задачи и принципы современного делопроизводства 5

1.2. Служба делопроизводства в структуре организации 7

Глава II. Организационное обеспечение службы делопроизводства 12

2.1. Положение о службе делопроизводства, должностные

инструкции работников 12

2.2. Организационное обеспечение работы с документами 15

Глава III. Особенности российской модели делопроизводства 22

Заключение 25

Список литературы 27

Приложение 29

Введение

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями КЗоТ.

Глава I . Делопроизводство – как составная часть управления организационной системой

1.1. Задачи и принципы современного делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной формы делопроизводства зависит от решения руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба делопроизводства решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

· установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

· экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

· регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

· контроль за исполнением документов;

· систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

· разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

· методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

· повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

· упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

· разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

· постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

1.2. Служба делопроизводства в структуре организации:

состав, задачи и функции

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы делопроизводства:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации.

В его состав входят:

· приемная;

· секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

· секретариат коллегии;

· протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

· предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

· подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

· организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации делопроизводства – это центр совершенствования делопроизводства, методический центр.

К его функциям относятся:

· разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

· разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

· разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

· экспедицию;

· бюро переписки;

· бюро учета и регистрации документов;

· компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан.

Ее функции следующие:

· подготовка обращений к рассмотрению руководством;

· контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

· извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

· организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

· подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

· анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

· организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

Глава II . Организационное обеспечение службы делопроизводства

2.1. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы делопроизводства необходима нормативная регламентация самой службы делопроизводства.

Структура, функции, задачи службы делопроизводства и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства организации.

Положение о службе делопроизводства – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе делопроизводства, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе делопроизводства разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

9. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

10. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

11. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы делопроизводства и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

· Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

· ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

· Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

2.2. Организационное обеспечение работы с документами

Инструкция по делопроизводству

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Разработка инструкции по делопроизводству является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.

Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами.

В инструкции указывается также, что Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее - Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.

При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками формы кадровых документов исключаются.

Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в организации.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность классификации и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

Унификация формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа и их расположения на стандартном листе бумаги, а также в выработке стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению. Например, унифицированный текст приказа о приеме может выглядеть следующим образом.

Таким образом, Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе.

Вместе с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.

Так, назначением Номенклатуры является нормативное закрепление заголовков заводимых дел, в которые будут подшиваться исполненные документы с целью обеспечения их сохранности, что позволяет производить эффективный разноцелевой поиск в делопроизводстве и архиве.

Перечень же предназначен лишь для установления сроков хранения документов; в нем никак не рассматриваются вопросы их подготовки, а только их практическая и историческая ценность.

Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно кадровой службой исходя из основных задач и функций управления кадрами.

Для выявления названных задач и функций используются: КЗоТ РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы “Трудовые отношения” и “Кадровое обеспечение”).Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

Глава III . Особенности российской модели делопроизводства

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

· контроль за документом начиная с момента его поступления;

· централизация контрольных функций;

· единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

Делопроизводство в России в основном до сих пор имеет строго вертикальное направление. На Западе же оно стремится к горизонтальному: документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со времен Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т. д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило.

В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.

И еще один довод в пользу отечественных систем: российские системы автоматизации делопроизводства учитывают российские ГОСТы. Как показывает опыт, чтобы сравнение различных систем документооборота имело практическую пользу, оно должно включать не один десяток параметров сравнения.

Заключение

Управление современным предприятием - сложный многокомпонентный процесс, эффективность которого в значительной степени зависит от культуры делопроизводства на предприятии, умения персонала грамотно составлять и обрабатывать управленческие документы, фиксировать в них управленческие решения и осуществлять контроль за их исполнением.

Выполняя курсовую работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы делопроизводства зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

В зависимости от принадлежности к определенной группе служба делопроизводства будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.

Не менее важна и автоматизация делопроизводства. Наибольший приоритет для российских предприятий сегодня имеют задачи автоматизации делопроизводства: учета внешней, внутренней корреспонденции и распорядительных документов. Далее по значимости идут задачи управления производственной, конструкторской и технологической документацией, а также документирования процедур управления качеством. Волнующей проблемой остается и автоматизация архивного дела.

Список литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 2004.

2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону "Феникс" 2003.

3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. - М.: 2003.

4. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Проспект, 2006

5. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 2003.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.

8. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.

9. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 2007. - № 1 – С. 20-27

10. Рогожин М.Ю. «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 2, 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.- 325с.

11. Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. – М.: Колос С, 2005

12. Крылова И.Ю., Документирование управленческой деятельности. – Спб.: Бизнес-пресса, 2004

13. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

15. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 2006. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

16. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 2007.

17. Основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 2003.

18. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 2005.

19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

20. Стенюков М.В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.: 2004.

21. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах

исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 № 68

Приложение 1

Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

наименование организации

________________(_____________)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Назначение должности

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.

2. Обязанности

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.

2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.

2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специалистами структурных подразделений организации.

2.5. Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.

2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.

2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.

2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.

2.9. Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации.

2.10. Организует архивную работу в организации:

Координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;

Ведет архивное дело по документам руководителя;

Координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.

2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.

2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.

3. Права

Имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.

3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.

3.5. Вносить предложения по вопросам:

Изменения штатного расписания канцелярии;

Поощрения сотрудников канцелярии;

Подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.

3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

4. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества и знания

Знания

1. Основные положения Конституции РФ.

3. Устав области.

4. Закон области «О государственной службе области».

5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

6. Инструкции по работе с документами в организации.

7. Положение, устав организации.

8. Правила внутреннего распорядка.

9. Правила эксплуатации оргтехники.

Умение и качества

1. Представительские качества.

2. Ответственность.

3. Настойчивость.

4. Инициативность.

5. Умение оперативно принимать решения.

6. Наличие опыта руководящей работы.

7. Организаторские способности

8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональная устойчивость.

6. Квалификационные требования

Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч).

Зам. руководителя Подпись ______________

Приложение 2

Примерная должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________

наименование организации

________________(______________)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применения средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Функции

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

Секретарь-референт должен:

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.6. Вести прием посетителей.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.

3.9. Использовать ПК как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

4. Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.5. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

4.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.7. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам. Руководителя Подпись (________________)

Приложение 3

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА

Табеля унифицированных форм документов отдела кадров (рекомендуемая)

Приложение 4

Унифицированная форма № Т-3

Унифицированная форма № Т-13

Приложение 5

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

учета рабочего времени

Номер по по- рядку		Табель- ный номер	по числам месяца																Отработано за								Неявки по причинам
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Х	поло- вину месяца (I, II)	месяц	код вида оплаты						код	дни (часы)	код	дни (часы)
																					корреспондирующий счет
																					16	17	18	19	20	21					22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	дни		код вида	корреспондирующий счет	дни (часы)	код вида оплаты	корреспондирующий счет	дни (часы)
																																									часы		оплаты
			1	2	3	4																5	6	7	8	9					7	8	9	10	11	12	13
			Х
Х
Х
Х
Х
Х

Номер по по- рядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табель- ный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Отработано за		Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат						Неявки по причинам
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Х	поло- вину месяца (I, II)	месяц	код вида оплаты						код	дни (часы)	код	дни (часы)
																					корреспондирующий счет
																					16	17	18	19	20	21					22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	дни		код вида	корреспондирующий счет	дни (часы)	код вида оплаты	корреспондирующий счет	дни (часы)
																																									часы		оплаты
			1	2	3	4																5	6	7	8	9					7	8	9	10	11	12	13
			Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Обратите внимание

Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если:

● между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;

● организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;

● налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;

● исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами) . Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Обратите внимание

Инструкция по ДОУ и номенклатура дел организации – это тот комплекс нормативных документов, который необходим для организации делопроизводства. Данные документы должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

Наш совет. Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.

В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, доцент

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

интеграция государственных информационных систем и ресурсов;

увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;

на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;

на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации .

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.

Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов

Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;

управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.

Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).

Оперативное использование электронных документов

К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;

записи в базе данных;

таблицы в базе данных;

формы ввода-вывода, связи и т.д.;

журналы аудита и т.п.;

база данных целиком;

создаваемые на основе базы данных выходные документы;

документация, описывающая базу данных;

программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;

инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.

Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).

Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

сроки хранения документов,

действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.

меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.

Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 году профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР» , а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х – началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами », т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:

• закономерности образования документов
• способы их создания
• становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности

Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение.

Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. Параллельно с термином «делопроизводство» в 90-е годы используется термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления» . Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области управления – средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

• это может быть отдельный документ
• система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности)
• вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе

Делопроизводство является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны – в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).

В основе изучения истории делопроизводства XVI – начала ХХ веков лежали законодательные акты – Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Литовская, Руская (Волынская) метрики; Генеральный регламент 1720 г.; «Табель о рангах » 1722 г.; «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.; «Общее учреждение министерств» 1811 г.; «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Законодательные акты XVI – начала ХХ веков – важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в «Полном собрании законов Российской империи» и «Своде законов Российской империи».

Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII–XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII – начале ХХ века.

В результате Октябрьских событий 1917 года, наряду с разрушением государственной машины Российской империи, было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Для руководства отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов).

Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате, т.к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений.

Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».

Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 02 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. В этих условиях был создан специальный орган – Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию.

В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ. Деятельность отдела отличалась многообразием: изучение государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования, консультаций по улучшению деятельности органов управления на местах, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920 годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.

В 1928 году были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» , в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). В 1931 году издан проект «Общих правил документации и документооборота», который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила. В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.

В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению контроля за организацией делопроизводства. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства прозвучала в специальном Постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года.

В 1963 году архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» , которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.

В 1973 году основные положения «Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)» были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.

Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел «Подготовка служебных документов» в ЕГСД. В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38–90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 году.

Появившиеся на практике в 80-е года проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса. В 80-х годах с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)».

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.

«Основные правила работы ведомственных архивов» , утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 №263 установили:

• основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве
• принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения
• правила подготовки и передачи дел на хранение в архив

Утвержденный 1989 году «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.

С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) был оформлен в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.

В настоящее время правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, полностью или частично посвященных этим вопросам, издаваемых республиканскими органами государственной власти, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь и действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.

Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.

После обретения независимости Республика Беларусь использовала лучшие научные достижения в области организации делопроизводства.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства изучаются в рамках данного курса: ГСДОУ, Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Перечни документов со сроками хранения, государственные стандарты, общегосударственные классификаторы технико-экономической документации.