Согласно п 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятии производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежиым ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на такие документы штампа с реквизитами этого расходного КАССОВОГО ордера Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера,
В частности, после выдачи заработной платы по платежной (рас- четно-платежной) ведомости в централизованных Бухгалтериях на об-щую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой ведомости (л. 14 Порядка ведения кассовых операций)
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным Бухгалтером предприятия мяи лицами, наэю уполномоченными В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).
Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением но окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным кшпанциям-
Согласно п. 16 Порядка ведения кассовых операций выдача денег лицам, не состоящим и списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдечьной ведомости на основании заключенных договоров
В случае если іія сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузоч- ные работы были организованно направлены группы от организаций, выдача денег липам, привлекаемым на указанные работы, а также для ликвидации гдасчсдгший стихийных бедствий, может производиться по ведомостям Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, «заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного со-ответствующей организации
Предлагаем вниманию читателей алгоритм документирования выдачи денежных средств из кассы.
Действие 1. Составление расходного кассового ордера (форма N9 КО-2)
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи начичных денег из кассы как в условиях традиционных методов об-работки данных, так и при обработхе информации с применением средств вычислительной техники
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре ра-ботником бухгалтерии
Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п 19 Порядка ведения кассовых операций)
Пример заполненного расходного ордера по форме № КО-2 вы найдете на с. 31
Таблица 2.2.1
Заполнение формы № КО-2 Наименование реквизита Порадокзаполнвник Приквчкния «пора а- Наименование организации - составителя документа (тоестъ организации, выдасщей ДЕЛЬТИ из своей кассы] Дмеев зтой жесіроке всоответству- кчцей трафе указывается код органи-зации поОКпО, который присваивает-ся организации органом статистики сразу после ее регистрации Строка («лрук-
туриое подраз-деление» Скда же могут быть занвмны сведения о тем, от кахогоструктурюго поорацэ- грВ Сольших организация в эту строку ист быть занесены сведения о том, работнику какого структурного іхдевз- дагения выданы денежные средства. Далее в згой жестрокеВ графе «Код.
У>азыеаегся КЙЭТОГО структурного мдраздапеяия (лрм иаюльэованми о(яанизацией системы идотрованмя)
OtwiaKM rafrl 221


30
Унифицированная форма № КО-2
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР FLEFCR ХРВДЛ Зга иг I 7t-3 1 7»30Э SO , «365-00 - 1
Основание /дане ив командировочные расходы Сумма Одна тысяча генстя цмотшедиг та.
диредтср А.н. Ним
¦12» январи По РОМ
ртделои кадров ЗАР.?Мвотрнта» _
удоега&аряюцЕго локостъ гол^чатвля
Выдал хассир
e^^U Т.К. Сомова
Таблица 2 22 Вмоперац» .- ііЛринятоот - Выдай ыатермалисй по-мощи,ссуды, займа Выдача материальной Помощи (ссуды, займа.) ФИО ияруднию организации вдвтепьнпц падв- Заявление с визой руко-водители и ІП Srir По мещс і» перерано- да поавонсовому отчету ФИОсогруднишорга- ладеже Авансовый отчет с приложенными чеками м другими сфав датель-ными документами, копия прииза (если его Бедачз рэкт под отчет кажэяРивемно-опсгяци- онные расходы Под отчет иа хозяйствен ію-яісраіцоїнье рано
НИИ) N9 от ФИО сотруднииоргл. низацнн в дательном Заявление с разрешаю щей надписью руководи-теля или гриоз; Вы/wOWHer на раомды, iCB« ,lue со служебными Выдача денег на коман-дировочные расходы по іриказу № or ФИОеоіру/!»«а организации, палравлймго Зг.чзлегмесразрешао- щей иэдписьоруководн- Выплата заработной платы конкретному лицу Заработная плата за ФИО лица, полуевдвго зарплату Реквизиты документа, Вюсюеерягаааопич- Выплата по ведомости за-работной платы, пособий по ссцгаш-юму страхованию, сптщяі Выдача эсрабятгой опв- ты (пособия гто социаль-ному страши ио. стипендии) повадсмости №_аа По ведомости Ведомость№_ва Сдаа наличной выручки в банк дли зачи-лягия на расе HJR счет гошровиуслуг через «РИО кассира ор- ганизации> Квитанция № _ от (работ. услуг)погримд- Иі . от зацимгхупаїсііяіш сФИО сотрудиииорга- Бццача заРмов по догово-рам с крИдическими лица- Вьдача займа повогоес- через Действие 2. Регистрация расходного кассового ордера и журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
Напоминаем, что согласно п. 21 Порядкі ведения кассовых операций расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма Na КО-3), для чего в нем отведены графы с 5 по 8 (см. с. 39)


Действис 3. Разрешение на выдачу денег из кассы
После заполнения расходного кассового ордера его подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное письменным распоряжением руководителя (см с. 7).
Обращаем ваше внимание, что если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна (п 14 Порядка ведения кассовых операций)
Действие 4. Выдача денежных средств из кассы
Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по нему денежных средств. Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведення кассовых операций).
При получении расходного кассового ордера кассир обязан проверить:
наличие и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера на документе;
правильность оформления документа,
наличие перечисленных в документе приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Перед получением денег из кассы лиио, хоторому выдаются денежные средства, в строке «Получит» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек - цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.
При іюлучсіиїм денег по платежной (рлсчетію-платежной) псдомосги сумма прописью не указывается.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой
В следующей строке расходного кассового ордера кассир укпьимст наименовпиис, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, который кассир согласно п. IS Порядка ведения кассовых операций должен потребовать при выдаче денег от-дельному лниу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. ТАКИМ документом, например, может быть паспорт, воен-ный билет, водительские право На предприятии выдача денег может производиться го удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на иен фотографин и личной подписи владельца.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей гріфе платежных документов. Однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится (п. 15 Порядка ведения кассовых операций).
Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смот воспользоваться с иелью получения денег из кассы вторично.
После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается
Действие 5- После выдачи денег по расходному кассовому ордеру делается запись я кассовой книге (форма hS КО-4)
Записи Б кассовую книгу производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру или другому заменяющему его документу (п. 24 Порядка ведения кассовых операций).
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтер"» предприятия или лица, его заменяющего.
ЗА

Запись производится ие том же листе кассовой книги, где была отражена операция получения денег по Приходному кассовому ордеру (см с. 41).
Расходный кассовый ордер и кассовая книга (см. с. II и с. 40-42) являются основанием для отражения н бухгплісрском учете операций по расходованию денежных средств из кассы организации:
Дебет счета 57 Кредит счета 50 - переданы инкассатору наличные денежные средства для отправки и банк;
Дебет счета 58 Кредит счета 50 - предоставлены долгосрочные (или краткосрочные) денежные займы другим организациям (и том числе под векселя);
Дебет счета 58 Кредит счсга 50 - участником договора простого товарищем он внесен наличными вклад в общее имущество товарищей.
Дебет счета 60 Кредит счета 50 - из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками (выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей).
Дебет счета 62 Кредит счета 50 - возвращена заказчикам излишне полученная с них наличная денежная сумма (возвращены авансы, полученные от покупаїелей и заказчиков);
Дебет счета 66 (67) Кредит счета 50 - отражено погашение шшич- ными денежными средствами краткосрочных (долгосрочных) заемных обязательсгв;
Дебет счета 68 Кредит счета 50 - внесены в бюдкет наличными штрафные санкции, налагаемые на должностных лиц;
Дебет счета 63 Кредит счета 50 - за счет фондов социального страхования и обеспечения осуществлены выплаты работникам;
Дебет счета 70 Кредит счета 50 - выплачена заработная плата персоналу;
Дебет счета 71 Кредит счета 50 - выданы из кассы подотчетные суммы;
Дебет счета 73 Кредит счета 50 - выданы работникам предприятия страховые возмещения по договорам добровольного и обязательного страхования, полученные от страховых компаний (учтены суммы займов, предоставляемых работникам; выплачены суммы компенсации персоналу за использование личного автомобияя и инструмента для служебных целей);
Дебет счета 75 Кредит счета 58 - выплачены из кассы дивиденды учредителям, не являющимся работниками предприятия;
Дебет счета 75 Кредит счета 50 - участником, ведущим общие дела по договору простого товарищества, произведены расчеты по выплате дохсчов, полученных и результате совместной деятельности, другим участникам;
Дебет счета 76 Кредит счета 50 - оплачены из кассы услуги (выплачена депонированная заработная плата; оплачены из средств кассы страховые взносы по договорам страхования, заключенным со страховыми компаниями; оплачены из кассы штрафные санкции по хозяйственным договорам);
Дебет счета 76 Кредит счета 50 - участником договора простого товарищества компенсированы убытки, понесенные в ходе совместной деятельности;
Дебет счета 76 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена компен-сация комитенту за утерянные товары (комиссионером отражены наличные денежные средства, выданные комитенту за реализованные товары);
Дебет счета 79 Кредит счета 50- головной организацией отражены расходы за счет подразделений, выделенных на отдельные балансы;
Дебет счета 80 Кредит счета 50 - участником, ведущим общие деда по договору простого товарищества, товарищам возвращены денежные вклады;
Дебет счета 81 Кредит счета 58 - отражен выкуп собственных акций за наличный расчет;
Дебет счета 91 Кредит счета 50 - отражены отрицательные курсовые разницы по валютным денежным средствам в кассе (за нарушение договорных обязательств оплачены штрафы и неустойки);
Дебет счета 91 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена комитенту из кассы неустойка за задержку перечисления денежных средств;
Дебет счета 94 Кредит счета 50 - при инвентаризации кассы выявлена недостача денежных средств.

При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявление документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия-организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• б) правильность оформления документов;
• в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.»

Для того, чтобы работник организации смог произвести расходы в целях нужд предприятия, ему необходимо обеспечить возможность для этого. Поэтому работнику выделяют определенные средства, имеющие целевое направление (поездка в командировку, закупка материалов, проведения платежей организации и т.д.). По полученным денежным средствам работнику необходимо документально подтвердить факт расходования средств в определенные сроки в доказательство их целевого направления. Для таких лиц предусмотрено их наименование – подотчетные лица, т.е. работники, получившие деньги на определенные цели и обязанные предоставить отчет об их использовании. Рассмотрим порядок выдачи средств из кассы в подотчет.

Нормативное регулирование выдачу денег подотчетному лицу

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У	устанавливает выдачу денег из кассы подотчетному лицу
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н	устанавливает порядок действий по счету 71 в бухгалтерском учете (по плану счетов)
Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д.	регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104	правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88	Разработаны формы первичной документации по кассе

Основание для выдачи денег подотчетному лицу

На целевое использование средств в интересах организации сотрудникам выделяются деньги. При условии выдачи средств из кассы организации руководствуются правилами эксплуатации ККТ.

Для получения этих подотчетных средства работником предъявляется один из документов организации, предусмотренный внутренними нормативными актами:

• распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег
• заявление работника на предоставление ему суммы в подотчет, которое оформляется в произвольной форме и подписывается руководителем

В таком документе необходимо указать:

• ФИО сотрудника, которому необходимо оформить выдачу средств в подотчет
• цель выдачи денег
• сумма
• срок, на который средства выдаются (необходим для сроков для формирования отчета подотчетного лица)

При выдаче средств из кассы в зависимости от суммы деньги иногда не могут быть выданы сразу по причине их отсутствия, лимита остатка кассы, в этом случае в приказе или в заявлении руководителем указывается определенный срок для выдачи. Обычно подотчетные суммы перечисляются на банковскую карту в большинстве случаев.

Полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ А. Киреева

Подтверждение выдачи денег в подотчет из кассы

При том, что с 01.01.2013 г. типовые формы первичных документов не обязательны к применению, но обязательными остаются документы по ведению кассовых операций (информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).

В случае, если часть выданных в подотчет денег работник не использовал, то он возвращает неиспользованную сумму через кассу, и в этом случае кассир при получении возврата средств оформляется приходный кассовый ордер (), который состоит из 2 частей: одна часть остается в кассе, другая – на руках у лица, в подтверждение факта сдачи подотчетной суммы. Эта операция также вносится в КО-3.

Важно! На выдачу подотчетных денег в качестве основания необходим приказ руководителя, заявление от подотчетного лица не является обязательным.

Реквизиты документа при выдаче денег в подотчет

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-Ф З определены общие обязательные реквизиты всех первичных документов:

1. наименование
2. дата составления
3. наименование организации, где составлен документ
4. содержание операции
5. величина и единицы измерения по операции
6. должность лица, оформившего операцию
7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в КО-2 имеются особенности оформления:

• указывается корреспонденция счетов (дебет 71 кредит 50)
• назначение выданных сумм (на какое целевое использование)
• лицо, получающее деньги в подотчет
• выдаваемая сумма (цифрами и прописью)
• основание, т.е. содержание операции
• приложение – перечисляются внутренние документы с отражением их номеров и дат составления (приказ или заявление)

Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Аналитический учет полученных средств работниками в подотчет ведется в организациях по каждой выданной подотчетному лицу сумме:

• дата выдачи в подотчет
• подотчетная сумма
• способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
• использование (по отчету)
• на что списано

Для развернутого аналитического учета могут быть открыты субсчета: по командировочным, по наличным расчетам и т.д.

Синтетический учет ведется на счете 71 плана счетов:

• выданные суммы отражаются по дебету
• по кредиту отражаются списанные по отчету суммы

Пример по синтетическому учета подотчетных сумм

Сотруднику Авзалову А.С. выдано из кассы на основании распоряжения руководителя 2000 руб. на приобретение канцтоваров: бумага для ксерокса – 1 коробка, ручки шариковые – 50 шт., органайзеры – 5 шт.

В авансовом отчете Авзалов А.С. приложил следующие документы (чеки) по расодам: бумага для ксерокса – 5 пачек по 220 руб, ручки шариковые – 50 шт. по 4,40 руб., органайзеры – 5 шт. по 187 руб. Канцтовары переданы на склад.

Был утвержден и бухгалтер оформил операции следующими проводками:

№ п/п	Операция	Дебет	Кредит	Сумма
1.	Выдано под отчет	71	50	2000
2.	Бумага для ксерокса	10	71	1100
3.	Ручки шариковые	10	71	220
4.	Органайзеры	10	71	935
5.	Выдан перерасход по авансу	71	50	255

Отчетность подотчетного лица по реализованным средствам

Подотчетное лицо должно в 3-дневный срок отчитаться по произведенным расходам, но бывают ситуации, когда работник не предоставляет отчет. В таком случае аванс возмещается из заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ (при том, что удержание может составлять до 20% от заработной: ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа и он должен быть сформирован в течение 1 месяца со дня, следующего за последним днем сдачи отчета. Работник обязательно должен быть ознакомлен с приказом и при его согласии сумма подотчета удерживается из заработной платы, иначе – деньги можно взыскать с него через суд в течение 1 года.

Своевременное предоставление работником отчета играет важную роль для списания на расходы организации.

Пример по учету подотчетных сумм

Рассмотрим отражение операций в учете на данных предыдущего примера при несдаче отчета по подотчетным суммам.

№ п/п	Операция	Дебет	Кредит	Сумма
1.	Выдано под отчет из кассы	71	50	2000
2.	Подотчетная сумма отнесена на недостачи при не сдаче отчета	94	71	2000
3.	Задолженность отнесена на работника	73	94	2000
4.	Начислена заработная плата за июнь	20	70	18000
5.	Удержан НДФЛ	70	68	2340
6.	Удержан долг по подотчетной сумме	70	73	2000
7.	Перечислена заработная плата работнику	70	51	13660

Ошибка при выдаче подотчетных денег

На сегодняшний день при выдаче подотчетных денег не обязательно, чтобы подотчетное лицо отчиталось по предыдущим отчетам. Таким образом у лица может накопиться большой долг. В этом случае работодателю для того, чтобы подстраховаться от невозврата подотчетных сумм внести соответствующие моменты по возврату сумм в локальные акты организации, например в Положение о командировках или др.

Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).
Расходоваться наличные деньги могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
- № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
- № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
- № КО-4 «Кассовая книга»;
- № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Остановимся поподробнее на порядке заполнения каждого документа (за исключением кассовой книги, порядок заполнения которой рассмотрен выше).

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Важный момент! Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. При заполнении расходных и приходных кассовых ордеров внесение в них исправлений не допускается (п. 3 ст. 7 и п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Отметим, что наряду с выдачей денег из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (документе, его заменяющем), допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке.

Согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ доверенность на получение заработной платы, пособий, стипендий, а также иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если деньги выдаются по расчетной (расчетно-платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (формы № Т-53 и № Т-49 соответственно) и Указания по применению и заполнению этих форм.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Лицам, не состоящим в штате предприятия, возможны следующие варианты выплаты денег:
- на каждое лицо в отдельности выписывается отдельный РКО;
- на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, составляется отдельная ведомость.

Важный момент! Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.

Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока кассир обязан:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Следует отметить, что нормы п. 18 Порядка ведения кассовых операций не требуют обязательного составления РКО на сумму фактически выплаченной по ведомости суммы заработной платы (на ведомости достаточно поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению форм № Т-49 и № Т-53, утвержденные Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче заработной платы на следующем примере:
Сумма оплаты труда в торговой организации «Осень» за март 2009 г. составила 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за март заработной платы – 21 580 руб., первая половина заработной платы была выдана 16.03.2009 в сумме 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится до 10-го числа следующего месяца. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 16.03.2009 и 06.04.2009. Заработная плата за вторую половину месяца (окончательный расчет) выплачивалась с 06 по 08 апреля. До 09 апреля фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма не выданной зарплаты 09 апреля должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.

Бухгалтер организации «Осень» отразит следующие операции в учете:
16.03.2009
Дебет 50 Кредит 51 74 500 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину марта
Дебет 70 Кредит 50 74 500 руб. – выдана заработная плата за первую половину марта
31.03.2009
Дебет 44 Кредит 70 180 000 руб. – начислена заработная плата за март
Дебет 70 Кредит 68 21 580 руб. – удержан НДФЛ с заработной платы за март
06.04.2009
Дебет 68 Кредит 51 21 580 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за март
Дебет 50 Кредит 51 83 920 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину марта (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.
С 06.04.2009 по 08.04.2009
Дебет 70 Кредит 50 74 420 руб. – выдана заработная плата за вторую половину марта
09.04.2009
Дебет 70 Кредит 76/4 9 500 руб. – депонированы денежные суммы (83 920 - 74 420) руб.
Дебет 51 Кредит 50 9 500 руб. – депонированные денежные суммы сданы в банк

В последующем депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную ведомость.
При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:
- Дебет 50 Кредит 51 – получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
- Дебет 76/4 Кредит 50 – депонированная заработная плата выплачена сотрудникам.

Оформление операций по приему и выдаче наличных денег, подкреплению кассы. Ведение счета «Касса»

Вся денежная наличность банка, используемая для выполнения кассовых операций, называется операционной кассой.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег с банковских счетов организаций, предприятий, учреждений независимо от организационно - правовой формы и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также со счетов по вкладам граждан кредитным организациям устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного. В целях улучшения кассового обслуживания населения кредитная организация может открывать операционные кассы вне кассового узла для совершения операций по приему и выдаче вкладов, продаже и покупке ценных бумаг, приему коммунальных и других платежей от физических лиц.

Операционные кассы вне кассового узла, расположенные в организациях, производят, кроме вышеперечисленных операций, выдачу средств на заработную плату и выплаты социального характера, а также на командировочные расходы рабочим и служащим. Операционные кассы вне кассового узла кредитной организации выполняют только те из числа перечисленных выше операций, на совершение которых у кредитной организации имеется лицензия, а у филиала -доверенность.

Кассовые и инкассаторские работники несут полную материальную ответственность за сохранность вверенных им ценностей.

Кассовым работникам запрещается:

• 1. передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;
• 2. выполнять поручения организаций по проведению операций с денежной наличностью по их счетам в кредитной организации, принимая объявления на взнос наличными или денежные чеки, минуя операционных работников;
• 3. хранить свои деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями кредитной организации.

Прием денежной наличности от организаций в приходную кассу банка ведется по объявлениям на взнос наличных (форма 0402001), представляющим собой пакет документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявление на взнос наличными в кассу. Получив объявление на взнос наличными, кассир приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сверяет соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает клиента - вносителя и принимает от него денежную наличность. На столе у кассира находятся только деньги лица, их вносящего. Все ранее принятые кассиром деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения. После приема денег кассир сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с сумой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление кассир оставляет у себя, ордер передает соответствующему операционному работнику. Объявление на взнос наличными остается у кассира, а в конце дня передается заведующему кассой. Кассир приходной кассы ведет ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему кассой денежных сумм в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). В конце операционного дня на основе приходных документов кассир составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег. Справка подписывается кассиром, и указанные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах. Оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах (Приложение) и операционных работников на справке кассового работника. Все поступившие в течение операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу в тот же день. Каждому предприятию по согласованию с их руководителями банк устанавливает порядок и сроки сдачи наличных денег исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банка. В целях обеспечения полной и своевременной сдачи наличных денег в банк их остатки в кассах предприятий лимитируются. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно всем предприятиям и представляет собой максимально допустимый остаток наличных денег, который может остаться в кассе на конец рабочего дня. Все сверхлимитные наличные деньги должны полностью сдаваться в банк.

Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику.

После соответствующей проверки операционный работник выдает клиенту контрольную марку от денежного чека для предъявления в кассу, а чек передает контролеру по расходным кассовым операциям. Контролер, убедившись в наличии на оборотной стороне чека разрешительной надписи операциониста на оплату чека и росписи в получении чека, тождественность подписей и печати клиента образцам. представленным банку. Затем операционный работник проставляет на оборотной стороне чека свою подпись, регистрирует сумму чека в кассовом журнале по расходу и передает денежный чек кассиру.

После получения денежного чека от контролера кассир его проверяет и подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче; вызывает получателя денег, сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку. Затем кассир повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента; выдает деньги и подписывает чек. В бухгалтерском учете расходные кассовые операции отражаются на основе кассового журнала по расходу после сверке его операционном работником и кассиром.

В конце операционного дня кассир сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанным в расходных документах, и фактическим остатком денег, после чего составляет справку, в которой указывается сумма аванса, полученная под отчет в начале дня, сумма выданных за день денег и остаток денег на конец дня. После чего кассир подписывает справку, а приведенные в ней кассовые оборотов сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционных работников.

Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассир сдает заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег. Если остаток кассовой наличности на конец дня ниже лимита операционной кассы, банк должен произвести подкрепление операционной кассы. Доставка денежной наличности, сдаваемой в РКЦ осуществляется инкассаторами. Прием и выдача денежной наличности физическим лицам по договорам банковского счета (вклада), а также сотрудникам кредитной организации производятся по приходным и расходным кассовым ордерам.

В приходных, расходных кассовых ордерах указываются фамилия, имя, отчество. Для подтверждения приема, выдачи денежной наличности в сберегательной книжке или другом документе, остающемся у клиента, делается соответствующая запись.

ДО «Отделение в с. Бураево» филиал ОАО «УРАЛСИБ» г. Уфа имеет два банкомата. При разгрузке банкомата кассир выводит из него распечатку о суммах денег, выданных на основе банковских карточек и находящихся в банкомате на момент вскрытия, изымает из него кассеты с остатками денежной наличности и загружает новые кассеты. На основе распечатки операционный работник выписывает приходный кассовый ордер на сдаваемую денежную наличность и расходный кассовый ордер, отражающий выдачу денежных средств из банкомата по банковским карточкам клиентов. Заведующий кассой принимает от кассира денежную наличность, изъятую из банкомата, сверяет ее с распечаткой и расписывается в приходном и расходном кассовых ордерах.

В кассовый узел имеют право входить только материально ответственные лица с разрешения руководителя кредитной организации и при наличии пропуска, оформленного в соответствии с принятыми правилами организации внутрибанковского пропускного режима.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен счет 50 «Касса». В Плане счетов бухгалтерского учета рекомендуется использование следующих субсчетов к этому счету:

субсчет 1 «Касса организации»;

субсчет 2 «Операционная касса»;

субсчет 3 «Денежные документы».

При необходимости, разумеется, организация вправе открывать и другие субсчета, способствующие наглядности и удобству ведения учета по счету 50 «Касса». Так, если предприятие производит операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета для учета операций по каждому виду валюты обособленно. Поступление денежных средств и документов в кассу предприятия отражается по дебету счета 50 «Касса», а их выбытие - по кредиту. Рассмотрим несколько подробнее назначение субсчетов, рекомендованных по счету 50 «Касса». «…На счете 50 субсчет 1 „Касса организации“ учитываются денежные средства в кассе организации…

На счете 50 субсчет 2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).

Таким образом, счет 50 «Касса» субсчет 1 «Касса организации» предназначен для учета всех наличных денежных средств в кассе предприятия. Счет 50 «Касса» субсчет 2 «Операционная касса» рекомендуется в основном для применения в транспортных организациях и на предприятиях связи.

Однако некоторые торговые организации, имеющие сеть магазинов или постоянно действующих торговых точек, используют его для учета наличия и движения денежных средств по каждому подразделению. Счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» используется не для учета наличных денежных средств, а для учета оплаченных денежных документов. Если торговая организация не ведет кассовых операций с денежными документами и иностранной валютой, а также не имеет подразделений, учет по счету «Касса» в такой организации будет осуществляться по счету 50 без открытия субсчетов, так как в них нет необходимости.

В кассовую книгу нужно записывать все приходные и расходные ордера текущего дня. В конце дня выводится остаток наличных денег. Он не должен превышать остатка лимита кассы. Исключение составляют лишь дни выплаты зарплаты (5 дней) и выходные дни банка (если для ИП они рабочие). Если сумма остатка кассы больше лимита, то все сверхлимитные средства должны сдаваться в банк или выдаваться предпринимателю по расходному ордеру на оплату услуг или личные нужды.