Запись о принятии в трудовой книжке. Заполнение трудовой книжки

В предыдущей публикации заявленного нами цикла вы узнали, как завести трудовую книжку и какие записи необходимо внести при ее оформлении на титульном листе. В предлагаемой вашему вниманию статье мы решили осветить основные правила внесения записей в трудовую книжку при заполнении разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Общие правила внесения записей

П режде чем перейти к характеристике конкретных записей в трудовую книжку, отметим наиболее общие правила, которые установлены двумя уже известными вам нормативными правовыми актами - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее по тексту - «Правила») и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее по тексту - «Инструкция»):

Правила внесения в трудовую книжку сведений о работе

Сведения о работе в той или иной организации начинаются с данных о приеме на работу. Рассмотрим основные правила внесения этой информации.

Какие сведения вносятся при приеме на работу?

При поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку (представленную работником или оформленную тем же работодателем при приеме на работу сотрудника, для которого это основное место работы является первым) запись о приеме на работу.

При внесении записи о приеме на работу нужно придерживаться такой последовательности :

1. Сначала в 3-й графе раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без указания порядкового номера и даты записи) указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором, положением).

В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется следующий подход. Заказывается специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование - полное и сокращенное - организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Это целесообразно делать и в тех случаях, когда указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации (полного и сокращенного) от руки занимает много строк.

2. Под указанным выше заголовком в 1-й графе ставится от руки (далее все записи вносятся только от руки) порядковый номер вносимой записи . Например, если последний (предыдущий) номер записи об увольнении был «31», то при последующем приеме на работу присваивается очередной порядковый номер - «32».

4. Потом в 3-й графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его , наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации .

Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием - документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ. В настоящее время действуют:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, и
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, отдельные выпуски которого ранее в разное время утверждались постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС, а общие положения были утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30.

Обратите внимание! При игнорировании этих правил у работника могут возникнуть трудности при назначении пенсии, в том числе в отношении зачета периода работы на должностях (по профессиям или специальностям), связанных с вредностью: сотрудники территориального отделения пенсионного фонда могут отказать работнику в зачете соответствующего периода в качестве льготного со ссылкой на то, что в списках должностей, специальностей и профессий, согласно которым предоставляют право на льготное начисление, данной должности (специальности или профессии) нет.

Кроме того, на практике важно понимать, какие наименования относятся к должностям, а какие - к профессиям. К сожалению, часто ответственные за ведение трудовых книжек лица не различают работу по должности и профессии и вносят, например, запись: «Принят на должность слесарь», хотя слесарь - это профессия, а не должность. Правильной будет запись: «Принят слесарем». Для того чтобы точно определить, какое наименование правильно отнести к должности, а какое - к профессии, можно воспользоваться указанными выше справочниками, а также Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367. Указанные документы помогут избежать ошибок не только при внесении записей в трудовые книжки, но и при заключении трудовых договоров с работниками, при издании приказов (распоряжений) о приеме на работу.

Другой распространенной на практике ошибкой, допускаемой при внесении записей в трудовые книжки, является неправильное употребление слов «принят» или «назначен» . Дело в том, что назначение на должность может иметь место в строго определенных случаях, а именно - только в случае, когда это предусмотрено нормативными правовыми актами или уставом (положением) организации, например, руководители филиалов и представительств юридического лица. Во всех иных случаях указывать о назначении на должность неправомерно. Равным образом неверной является формулировка «зачислен на должность».

Кстати, если трудовая книжка принадлежит женщине, то соответствующие глаголы нужно писать в женском роде: «принята», «назначена».

При внесении записей в трудовую книжку о приеме на работу часто неправильно толкуют требование о точном соответствии записей о приеме на работу приказу (распоряжению) работодателя, воспроизводя текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием, например:

• срочного характера договора («Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность бухгалтера на срок с 01.02.2010 по 31.01.2011»);
• условия о наличии испытательного срока («Принят на должность помощника руководителя с испытательным сроком три месяца») и т.п.

Несмотря на то, что все эти подробности действительно установлены приказом (распоряжением) о приеме на работу, их указание в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит Инструкции и означает нарушение правил внесения записей в трудовую книжку. Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись в трудовой книжке о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят человек, исключая особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя.

5. Наконец, в 4-й графе указывается наименование организационно-распорядительного документа, на основании которого в трудовую книжку внесена запись о приеме на работу - приказа (распоряжения) или иного решения работодателя - с указанием его даты (сначала) и номера (после даты).

Пример 1

Свернуть Показать

Семенова Е.М. принята в ООО «Нагатинская застава» на должность помощника руководителя, что отражено в приказе о приеме на работу от 11.02.2010 № 023-лс/п. Необходимо внести следующую запись в трудовую книжку Семеновой Е.М.:

Что делать с трудовой книжкой старого образца?

Что, если к вам на работу придет человек и принесет трудовую книжку по форме, которая была утверждена ранее той формы, которая применяется теперь? Ответ на этот вопрос вы найдете в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в п. 2 которого установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 01.01.2004, а имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца являются действительными и обмену на новые не подлежат.

Это значит, что трудовые книжки, оформленные на старых бланках 1973 г., признаются действительными при условии, что работник принят на первое основное место работы в период с 01.01.1975 до 01.01.2004. Если трудовая книжка вашего работника была заведена до 01.01.2004, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, но уже на бланке 2004 г., в него в последующем и вносятся дальнейшие сведения о работе.

Однако внесение записи о приеме на работу - это лишь самое начало заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки при работе в данной организации.

Какие сведения вносятся в период трудовой деятельности работника в организации?

В период с даты приема на работу до даты увольнения в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работника может вноситься ряд записей. Рассмотрим их подробно.

1. Работнику в период работы в организации может быть присвоен новый разряд (класс или категория) . Тогда на основании приказа (распоряжения) работодателя необходимо внести соответствующую запись в его трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции).

Пример 2

Свернуть Показать

Евсеева Е.П. работает лаборантом пробирного анализа 3 разряда в ООО «Семейный врач». Приказом от 18.02.2010 № 043-а ей присвоен 4 разряд, о чем внесена следующая запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Евсеевой Е.П.:

Равным образом отмечается установление работнику второй и последующих профессии, специальности или иной квалификации с указанием соответствующих категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации .

Пример 3

Свернуть Показать

Слесарю по ремонту автомобилей 3 разряда Сергееву П.С., работающему в ЗАО «Автостан», установлена вторая профессия - испытатель двигателей с присвоением 6 разряда. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки это будет отражено следующим образом:

2. В трудовую книжку вносятся записи о переводе работника на другую постоянную работу у того же работодателя . Давайте разберемся, какие ситуации подразумеваются под таким переводом и как правильно внести записи в трудовую книжку. Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя может иметь место в трех случаях:

а) при изменении трудовой функции работника (т.е. изменение должности, профессии, специальности с указанием квалификации; поручение иного вида работы). Например, переводом на другую работу у того же работодателя будет повышение работника в должности;

Пример 4

Свернуть Показать

Юрисконсульта ОАО «Кипарис» Аркадьева В.В. повысили в должности, переведя на вакантную должность заместителя начальника юридического отдела. В трудовой книжке это отражается следующим образом:

б) при изменении структурного подразделения;

Пример 5

Свернуть Показать

Бухгалтера отдела бухгалтерского учета и аудита ООО «Улисс» Суханову А.П. перевели в отдел труда и заработной платы на аналогичную должность.

в) при изменении одновременно и трудовой функции, и структурного подразделения.

Пример 6

Свернуть Показать

Чинарева С.С. принята на работу в канцелярию ООО «Сарацин» на должность секретаря. В последующем она была переведена в отдел по работе с персоналом на должность инспектора.

Обратите внимание! Если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку работника о таком переводе не вносится.

Само по себе изменение заработной платы работника, изменение режима его труда, а равно перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если не изменяется трудовая функция работника, не считаются переводом и не требуют внесения изменений в трудовую книжку.

3. В случае изменения наименования компании в трудовую книжку работников необходимо внести соответствующую запись. Дело в том, что если ее не вносить, то получится парадоксальная ситуация - работник принят в одну организацию, а при внесении записи об увольнении будет проставлен оттиск печати организации уже с другим наименованием. Это позволит в последующем при оформлении пенсии засомневаться в правомерности включения времени работы в такой организации в соответствующий стаж, в результате чего от работника, скорее всего, потребуют представления дополнительных подтверждающих документов - справок с места работы, из государственного архива и т.п. Чтобы такие сомнения не возникли, важно правильно внести запись о переименовании организации в трудовые книжки всех работников в раздел «Сведения о работе»:

• в 3-й графе делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Указанные сведения в данную графу могут быть внесены и путем проставления оттиска наборного штампа, содержащего соответствующий текст;
• в 4-й графе указывается основание переименования - «приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».

Подчеркнем, что само по себе изменение наименования организации не является причиной (основанием) для расторжения трудовых договоров с работниками, поэтому в такой ситуации вносить запись об увольнении нельзя!

Пример 7

Свернуть Показать

Согласно решению общего собрания участников, оформленного протоколом от 10.02.2010 № 02, Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с 17.02.2010 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания «Премьер». Учитывая, что в организации работает более 1000 работников, отделом кадров заранее был заказан наборный штамп, с помощью которого в трудовые книжки работников вносилась соответствующая запись (см. образец на следующей странице).

Обратите внимание! Оттиск штампа, как и запись, внесенная вручную, должен полностью умещаться в 3-й графе раздела «Сведения о работе», не затрагивая 4-ю графу; в противном случае запись будет внесена некорректно.

При реорганизации организации (Гражданским кодексом РФ предусмотрено 5 форм реорганизации: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), смене собственника ее имущества (например, в случае передачи имущества муниципального предприятия в государственную собственность) или изменении подведомственности/подчиненности организации (например, в отношении научно-исследовательского института, когда меняется ведомство, которому институт подчиняется) данные сведения также отражаются в трудовых книжках работников, если это влияет на наименование организации.

Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право не позднее трех месяцев с даты возникновения у него права собственности расторгнуть трудовые договоры только с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). С остальными работниками новый собственник по своей инициативе расторгнуть трудовые договоры не может.

В силу ч. 5 ст. 75 ТК РФ при реорганизации или изменении подведомственности/подчиненности организации трудовые договоры с работниками не расторгаются.

Во всех перечисленных случаях может иметь место расторжение трудового договора в связи с отказом работников от продолжения работы (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Оставшимся же на работе сотрудникам в трудовые книжки вносятся записи, выполненные по аналогии с записью, вносимой в связи с переименованием организации (см. Пример 7).

4. Запись в трудовую книжку работника об изменении наименования должности (профессии) или структурного подразделения вносятся аналогичным образом. Основанием для внесения таких записей будет являться приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о соответствующем переименовании.

5. В трудовую книжку также вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел , Государственной противопожарной службе МЧС , учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы , органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах ; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров .

Пример 8

Свернуть Показать

Начальник юридического отдела ООО «Статус» Лапина Л.И. была направлена работодателем на повышение квалификации в Государственную академию профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы по программе «Эффективная работа юридической службы организации». По окончании обучения ей выдано свидетельство о повышении квалификации от 15.02.2010 № 290.

Пример 9

Свернуть Показать

Продолжение статьи - в следующем номере журнала: мы объясним, какие сведения вносятся в трудовую книжку при прекращении трудового договора, как отразить сведения о награждении, работе по совместительству. После этого перейдем к новой задаче - исправлению допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и внесению иных изменений в записи.

Сноски

Свернуть Показать

Запись в трудовой книжке о приеме на работу - это очень важная составляющая для любого официального работника, так как именно этот документ юридически удостоверяет рабочий стаж и трудовой опыт. Подробнее о документе читайте в этой статье.

Что такое трудовая книжка?

Трудовой книжкой называют официальный государственный документ, в котором подтверждается рабочая деятельность владельца, его трудовой стаж, опыт и места работы и другая подобная информация касательно официального оплачиваемого труда. Вся эта информация (например, испытательный срок при приеме на работу) нужна не только самому гражданину для вступления на какую-то должность по желаемой им вакансии или получения определенных льгот, предоставляемых обществом, но и людям, которые на работу принимают, для полного анализа трудовой деятельности претендента и оценки его потенциальной полезности в рядах данной компании.

За регулировку стандартов по заполнению и ведению трудовой книжки ответственны Трудовой кодекс Российской Федерации, а также некоторые нормативно-правовые документы, такие как официальные постановления министерства труда и органов управления Российской Федерации.

Как выглядит трудовая книжка?

Это вид как самой трудовой книжки, так и вкладыша в нее. Данная "внешность" вместе со всем обширным перечнем правил, относящихся к ведению и хранению этого важного юридического документа, печати бланков трудовой книжки и рассылка их ко всем официальным работодателям принята специальным правительственным постановлением, которое так и называется: "О трудовых книжках". Принято оно было 16 апреля 2003 года, хотя непосредственно сам трудовой документ стал так выглядеть только после 1 января 2004 года.

Несмотря на то, что в этом постановлении содержится описание вида рассматриваемого нами сегодня документа, ни намека на то, как его правильно заполнять (а эта информация действительно очень важна для оформления трудовой книжки) там не имеется; разве что какие-то краткие правила, касающиеся самого процесса заполнения гражданином.

Самое первое оформление документа

Порядок оформления на работу таков: если гражданин на официальном уровне трудоустраивается впервые, то трудовая книжка выдается ему на руки от самого работодателя после того, как между ними будет заключен контракт (трудовой договор). В соответствии с этим, со стороны организации издается приказ, после чего в течение пяти дней после заключения и оформления контракта в бланк рабочего документа вносится соответствующая пометка.

Соответственно, если у претендента на должность отсутствует трудовая книжка - это не повод отказывать ему в оформлении трудоустройства и лишать человека шансов. Наоборот, такие действия являются противоправными, потому как гражданин раньше мог просто не работать, а другим путем трудовую книжку ему не получить (да и незачем). В таком случае человек при поступлении на новую рабочую должность должен лично написать заявление, которое в дальнейшем адресуется работодателю, и запрашивает непосредственно оформление бланка (все это происходит в соответствии со статьей номер 65 Трудового кодекса Российской Федерации). Затем документ проходит процесс регистрации в учетной базе данных о трудовых книжках и их движениях.

Поэтому на вопрос, примут ли на работу без трудовой книжки, ответ - да. Правда, только если сотрудник подходит организации, тут уж чудес ждать не стоит.

Кто оформляет трудовую книжку?

Все, что касается организации хранения и ведения отчетности по трудовым книжкам всех сотрудников какой-либо организации, а также внесения в них новых записей - все это лежит на плечах нанимателя. А вот все эти пункты уже на фактической основе исполняет специальный сотрудник отдела кадров (хотя иногда это может быть какой-либо бухгалтер или руководитель, это не так принципиально), который назначается отдельным приказом со стороны организации. Сотрудник этот обладает правом ведения и заполнения трудовых книжек, внесения в них новой информации и записей, а также расписываться в них и закреплять все данные официальной печатью. Вся эта деятельность (так же, как и само распоряжение о назначении выбранного сотрудника на данную должность) в дальнейшем может подвергаться проверкам трудовой инспекции.

Очень важно учитывать, что назначить на пост управляющего всеми процессами, связанными с трудовыми книжками, работодатель может только того сотрудника, у которого подобные обязательства прописаны непосредственно в его трудовом договоре или должностной инструкции. Если же наниматель занимается кадровым учетом самолично, он обязан отдельным приказом принять все эти функции на себя.

Необходимые документы

Для оформления трудовой книжки претенденту на должность необходимо предоставить своему работодателю перечень документов, которые требуются для регистрации документа, точно так же, как и работодатель вносит свою лепту в этот процесс. Вот весь список нужных документов:

1. Документ об образовании (аттестат, диплом и т. д.).
2. Паспорт или же иной документ, официально удостоверяющий личность.
3. Устав принимающей компании или свидетельство об осуществлении индивидуального предпринимательства.
4. Учетный журнал, в котором ведутся трудовые книжки.
5. Гербовая печать, подтверждающая вступление трудовой книжки в законную силу.

Трудовая книжка представляет собой документ из обложки и трех различных частей внутри, каждая из которых отвечает за определенную информацию о ее владельце. А именно:

1. Титульный лист. Он содержит в себе информацию о владельце трудовой книжки (Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные и т. д.).
2. Данные о работе. Они учитывают весь рабочий стаж собственника данного документа, включая название организации, должность, которую человек там занимал, продолжительность оказания трудовых услуг и т. д., точно как и запись в трудовой книжке о временном приеме.
3. Отдел о наградах. Здесь выделяются все особые достижения сотрудника, которые в дальнейшем могут принести ему многочисленные бонусы, в том числе и при приеме на новую работу.

Оформление титульного листа

Заполнять титульный лист такого важного юридического документа, как трудовая книжка, необходимо с большой аккуратностью, поэтому занимается этим специально обученный сотрудник, который и несет ответственность за хранение, ведение и внесение в бланки необходимой информации. Назначается этот сотрудник непосредственно руководителем организации.

В титульный лист вносятся данные, которые выглядят следующим образом:

1. Ф. И. О. работника.
2. Дата его рождения.
3. Полученное образование.
4. Профессия, по которой было получено образование.
5. Специальность этой профессии.

Первые два пункта вписываются в трудовую книжку точно так же, как и в паспорте, без каких-либо сокращений. Информация об образовании же берется из диплома и переносится в титульный лист с точностью. Если на работу устраивается, предположим, студент, то есть у претендента не имеется законченного образования, тогда информация о его профессии появляется в бланке исключительно после получения этим студентом диплома.

Гражданину, которому оформляют трудовой документ, необходимо самостоятельно проверить всю внесенную информацию и подтвердить ее действительность подписью, а если им была найдена допущенная при заполнении ошибочная запись в трудовой книжке (о приеме или чем-то еще), бланк уничтожается и заводится новый, в который снова вносится вся требуемая информация. Если же никаких ошибок допущено не было, в специальной графе указывается фамилия заполнившего трудовую книжку сотрудника, его подпись и печать компании.

Внесение изменений

В том случае, если информация, содержащаяся в титульном листе, по каким-то причинам изменилась, она зачеркивается, а рядом пишется новая, после чего на внутренней стороне обложки перечисляются документы, являющиеся основанием для изменения информации (к ним относятся паспорт и бумаги, за выдачу которых ответственен ЗАГС). Таким образом можно аннулировать запись в трудовой книжке о приеме на работу, и об этом важно знать.

Оформление сведений о работе

Оформление трудовой книжки является необходимым условием для вступления на рабочую должность, что основывается на статье номер 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Даже в обычной работе сотрудники кадровых служб разных организаций используют при приеме кандидатов на работу бланки, по оформлению схожие с трудовой книжкой.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется следующим образом:

• В разделе под названием "Сведения о работе" вписывается название самой организации, после чего в первой же графе под ним ставится порядковый номер записи.
• Во вторую графу необходимо вписать дату, когда фактически сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям.
• В третью же записывается информация о должности, на которую вступает владелец рабочего документа (например, "принята на должность бухгалтера" в трудовой книжке - это норма).
• Четвертая же графа - это реквизиты, по которым был произведен приказ.

Испытательный срок при приеме на работу учитывается.

Однако и это не все. Также важно учитывать, что прием переводом (запись в трудовой книжке) производится в том случае, если сотрудник уволился из своей бывшей организации путем официального перевода в новую.

Раздел сведений о награждении

Этот раздел выглядит так:

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу вы можете увидеть выше.

Основные правила заполнения

Чтобы правильно произвести процесс заполнения трудовой книжки необходимыми данными, следуйте следующим пунктам:

1. Записи в трудовой книжке делаются авторучками (перьевыми, гелевыми, роликовыми - значения не имеет) с синим, черным или фиолетовым цветом. Чернила других цветов не допускаются к оформлению документа.
2. Цифры в трудовой книжке должны быть арабскими, а даты - в формате дд/мм/гггг.
3. Язык оформления - русский. Однако если в каких-то отдельных субъектах Российской Федерации дополнительно имеется другой язык на уровне государственного, то в процессе внесения в трудовую книжку всей необходимой информации можно использовать его.
4. Все слова и словосочетания вписываются в документ в полной форме, то есть без каких-либо сокращений. Это касается и должностей, и различных приказов - в общем, всего, что содержится внутри интересующего нас бланка.
5. Все данные в трудовой книжке должны соответствовать официально изданным со стороны организации приказам.
6. Для внесения всех необходимых данных у сотрудника, ответственного за заполнение и ведение отчетности по трудовым книжкам, есть не более недели с момента непосредственного события. Исключения касаются записи о приеме на работу, которая, как мы помним, производится в течение пяти дней, а также записи об увольнении с должности: она производится в день вступления увольнения в силу.
7. Любая запись в трудовой книжке обязательно сопровождается ее порядковым номером. Хотя и в случае номеров записи в трудовой книжке, впрочем, тоже есть несколько исключений:

• в случае, если сам работодатель меняет свое название, необходимость ставить порядковый номер отпадает;
• если производится создание дубликата трудовой книжки, запись о стаже работника также лишается нужды в прикреплении к ней порядкового номера;
• заголовки раздела сведений о работе не подлежат нумерации.

Владелец трудовой книжки обязан быть ознакомлен со всеми записями в ней под роспись.

Можно ли владеть двумя трудовыми книжками?

В соответствии с трудовым законодательством у любого работника должна быть в наличии только одна трудовая книжка, непосредственно с которой сотрудник организации, ответственный за внесение данных, и ведет работу. Однако же бывают ситуации, в которых по каким-либо причинам у человека появляется и вторая трудовая книжка: к примеру, если сотрудник после увольнения с какой-то должности потерял свой трудовой документ, а потом нашел, но уже после выдачи нового при вступлении на следующую должность.

В таком случае работнику не грозят какие-либо штрафы или санкции, потому как в законодательстве подобных мер попросту не предусмотрено. Работодатель также не вправе каким бы то ни было образом наказывать сотрудника, тем более штрафовать или даже отказывать в приеме на работу, если речь идет пока лишь о кандидате. Ему только важно учитывать, что вписывание всех необходимых рабочих сведений производится лишь в одну единственную трудовую книжку, так как владение сразу двумя, опять-таки, в законе юридически не прописывается.

В принципе, вы можете просто выкинуть лишний трудовой документ.

Подработка

Некоторые категории граждан (например, несовершеннолетние, водители, медицинские работники и др.) имеют право быть принятыми по совместительству. Запись в трудовой книжке в таком случае дополняется после записывания должности формулировкой "по совместительству".

Также существует и отдельное правило для тех, кто заключает договор с работодателем, являясь учеником (студентом, стажером). Точно также в документе все это отмечается. "Принят учеником" - запись в трудовой книжке в данном случае выглядит именно так.

Оформление документа в дальнейшем трудоустройстве

А вот работать в разных организациях по двум разным трудовым книжкам - это незаконно и строго карается судом. Поэтому помните, что заявление нанимателю с прошением о выдаче нового бланка должно быть произведено только в том случае, если вы действительно потеряли свою трудовую книжку и у вас ее попросту нет.

Внесение же информации в этот документ при вступлении в новые рабочие должности после первой осуществляется по тому же принципу, что и до этого (разве что титульный лист остается без изменений). Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу вы уже видели.

Образцы заполнения в случаях приема на работу и увольнения

Как уже упоминалось в данной статье, когда сотрудник вступает в новую должность, работодатель не позднее пяти дней записывает информацию о данном действии, произведенном на основании официального приказа, непосредственно в саму трудовую книжку. Если же гражданин трудоустраивается впервые, то он ставит свою роспись на титульном листе своего нового трудового документа, подтверждая тем самым отсутствие каких-либо ошибок в заполнении данных (хотя он и не в ответе за это пресловутое правильное заполнение).

Не стоит забывать, что в том случае, если нанимателем является физическое лицо, не оформленное, как индивидуальный предприниматель, то он лишен права на законодательном уровне приобретать новые трудовые книжки (а все это осуществляется исключительно в соответствии с законами об официальном оформлении на работу). В таком случае все данные о стаже и рабочей деятельности сотрудника будут нотариально заверены письменным договором, который и заключается специально в таких случаях.

В тот день, когда сотрудник увольняется с работы (то есть заканчивает последний день отработки, также предусмотренной законодательством и за игнорирование которой предусмотрен серьезный штраф), работодатель обязан выдать ему все связанные с должностью документы, в том числе и трудовую книжку. После наниматель производит расчет сотрудника, выдает ему последнюю заработную плату, и на том их пути расходятся.

Бывают случаи, в которых работодатель по каким-либо причинам не может выдать сотруднику трудовую книжку. Тогда им составляется письменный протокол, из которого сотрудник узнает о необходимости забрать документ и дает согласие на отправление его к нему почтой. С того момента, как работодатель отправил данному человеку это сообщение, он не несет никакой ответственности за возможные задержки в получении его бывшим сотрудником трудовой книжки. Также этой ответственности он избегает тогда, когда фактический последний день трудящегося является отличным от дня, указанного в дате окончания действия составленного при вступлении в должность трудового договора.

Подобных ситуаций бывает много, и все они разнообразны, поэтому сотруднику организации, который является главным в вопросах кадровых дел и ведения трудовых книжек, необходимо изучить все возможные основания для юридических действий, связанных с трудоустройством, а также формулировки, которые необходимо будет вписывать в каждом отдельном случае.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу - это понятно, однако когда производится запись об увольнении, очень важно учитывать, что его основания и причина обязаны так или иначе соответствовать тому, что прописано на этот счет в законодательстве Российской Федерации. Уволенный работник лично должен расписаться под записью о своем увольнении, точно, как и работодатель, после чего вся эта информация получает специальную печать организации, после чего считается юридически заверенной и достоверной.

Нюансы и интересные факты

Владельцам трудовых книжек старого образца не обязательно производить замену на новые, а федеральный орган, ответственный за службу, связанную с трудом и занятостью граждан (который называется Роструд), еще в апреле 2017 года одобрил отмену трудовых книжек, разговоры о которой длились уже многие годы.

Связано это с желанием власти повысить защиту прав трудящихся граждан, а также значительно упростить или и вовсе упредить многие бюрократические процессы, связанные с ведением, хранением и пересылкой трудовых книжек. Более того, будет сокращена статья расходов государственного бюджета, уходящих непосредственно на производство и распространение по бумажной почте этих документов. В нескольких странах постсоветского пространства даже уже был произведен отказ от трудовых книжек как таковых.

Пока что не ясно, когда ждать этой отмены в России, однако уже сейчас можно отметить, что это положительно скажется на всех юридических выкладках. Особенно удобен переход от бумажных трудовых книжек к электронным (а это будет впоследствии осуществлено именно в электронном формате) будет тем работникам, которые осуществляют свою трудовую деятельность удаленно или при помощи так называемого вахтового метода.

Итог

Эта статья была посвящена общим вопросам по приобретению и внесению информации в трудовую книжку. Надеемся, все ваши вопросы были разъяснены.

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Законодательная база

1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

• для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
• для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

• самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2020-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

• каждая запись нумеруется сквозным типом;
• вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
• нельзя использовать сокращения;
• дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
• пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
• все вносимые сведения заверяются печатью организации;
• разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
• Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .

Страница имеет четыре графы:

• порядковый номер записи;
• дата внесения изменений;
• поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
• номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

• №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
• №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
• №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2020-2016 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

• №1 – порядковый номер записи;
• №2 – дата внесения исправления;
• №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

• в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
• в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Дубликат ТК и его оформление

может понадобиться:

• в случае ;
• в результате износа или серьезных физических повреждений;
• при наличии записей, отмененных по решению суда;
• в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

Главным документом, который может подтвердить рабочий стаж, является трудовая книжка. Если пропущена запись в трудовой книжке нужно знать, как исправить такую ситуацию. Конечно, такой документ – не единственный, который может подтвердить стаж (есть приказы о назначении и увольнении, копии лицевых счетов и другие). Но если не будет, например, строки об увольнении с предыдущего места работы, внести сведения относительно приема на другую не выйдет.

Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.

Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

1. На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
2. При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
3. Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
4. Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
5. Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

Частые ошибки

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется в фирме, где она была допущена. Образец внесения данных, даже корректирующих, не отличается от стандартного порядка.

Чтобы сделать новую отметку, нельзя перечеркивать уже существующие. В этом случае указывается, что данные под порядковым номером №Х считать недействительными. Самые распространенные ошибки при оформлении бланка:

• ошибки в написании порядкового номера;
• описка в дате, которая указывается во второй графе;
• один из вариантов неточности – если работодатель внес некорректную формулировку причины увольнения (этот пункт должен соответствовать норме закона и статье Трудового кодекса);
• часто кадровики «забывают» внести данные относительно перехода с работы по совместительству на постоянную основу;
• другие описки, в том числе грамматические ошибки.

Любые неточности в таком важном документе нужно исправлять как можно быстрее, причем руками нанимателя и его же ресурсами.

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

1. Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
2. Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

• номер п/п;
• дата внесения;
• информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
• последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Вывод

Пропуск (невнесение) информации в трудовую книжку – нарушение законодательства в сфере трудоустройства со стороны работодателя. Отвечать за исправление неточностей, исправлять ошибки и вносить пропущенные данные обязан работодатель лично или специалист отдела кадров. Конечно, сотрудник должен и самостоятельно контролировать правильность внесения данных в его документ.

Образец заполнения трудовой книжки: общие требования к оформлению, порядок исправления ошибок и восемь примеров записей в документе.

Трудовая книжка- основной документ работника о деятельности и стаже, который необходим ему для хорошей пенсии. Поэтому заполнять трудовую надо по правилам. Далее рассмотрим требование к ее оформлению. Приведем образец заполнения трудовой книжки в различных ситуациях: работник увольняется, внешнего совместителя переводят в штат, компания поменяла наименование, пропустила запись или неверно указала фамилию работника.

По каким правилам надо вносить записи в трудовую книжку

Чтобы не допустить ошибку в книжке, необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом – в нем прописано, когда надо оформлять документ;
• постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» – в нем приведен образец заполнения трудовой книжки и прописаны правила хранения;
• постановление № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» – регламентирует порядок исправления ошибок.

• Справка
• Общие требования к оформлению:
• запись в трудовую книжку вносят без сокращений и присваивают свой порядковый номер. Например, нельзя писать "пр"вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» . ;
• информация вписывают на русском языке. Иностранным компаниям разрешено дублировать текст на другом языке;
• даты указывают арабскими цифрами формате ДД.ММ.ГГГГ;
• разрешено использовать ручку синего, фиолетового или черного цвета.

Какие сведения вносят в трудовую книжку работника

Заполняется документ на каждого работника, который проработал в компании более пяти дней, включая временных и сезонных рабочих. За период работы сотрудника в компании в его трудовую книжку вносите сведения:

• о выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• установлении второй и последующих профессий, специальности;
• обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
• совместительстве (по желанию сотрудника);
• изменениях в наименовании должностей;
• награждении за успехи в работе;
• увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в разделе II Правил, утвержденных , и пункте 3.1 Инструкции, утвержденной .

Записи о работе в трудовой книжке сотрудника

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Об этом сказано в пункте 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Раздел «Сведения о работе» включает четыре графы. Вначале в виде заголовка в третьей графе впишите полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.

Под заголовком в первой графе поставьте порядковый номер записи. Во второй графе "Дата" заполните три столбца, в каждом из которых арабскими цифрами впишите соответствующую названию столбца информацию.

Затем в третьей графе заполните информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).

В четвертую графу внесите реквизиты документа, которым человек принят на работу.

• Важно:
• С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку, нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой такая запись дублируется.

Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечайте в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Об этом сказано в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

Вот пример оформления документа, когда работник получил новую профессию:

Записи в трудовой книжке о поощрениях работника

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

Об этом говорится в пунктах 24, 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке.

В начале графы 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника).

В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Ниже - пример записи в трудовой книжке о премировании работника:

Запись в трудовой книжке при увольнении

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку - увольнение. Образец заполнения приведем ниже.

Причину, по которой вы расторгаете договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в ТК РФ . Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись в трудовой книжке (образец ниже), нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Пример:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае записи в трудовой книжке о причине расторжения договора будут такими же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе», даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки укажите реквизиты приказа о прекращении договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении работника «по собственному желанию» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения контракта мы привели в таблице ниже.

Образцы записей в трудовой книжке при увольнении: таблица

Основание увольнения	Что писать в графе 3 раздела «Сведения о работе»
Соглашение сторон	«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Истечение срока трудового договора	«Договор прекращен в связи с истечением его срока, пункт 2
Инициатива работника (или работницы) по причине перевода его жены (или ее мужа) на работу в другой город	«Договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
Перевод к другому работодателю по просьбе сотрудника	«Договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 кодекса» >
Сокращение штата работников	«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата организации, пункт 2
Прогул работника	«Договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей - прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ»
Отказ работника от перевода по медицинским показаниям	«Договор расторгнут в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 кодекса»
Работник не прошел испытание при приеме на работу	«Договор прекращен в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу, кодекса»
Работника призвали в армию	«Договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 ТК РФ»
Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением	«Договор расторгнут в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 кодекса»

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника

Предположим, сотрудник, который числится внешним совместителем, увольняется с основного места работы. Организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

1. Уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи в трудовых книжках: об увольнении и следом о приеме на работу.
2. Подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе зафиксируйте новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку.

Запись о совместительстве в книжке есть

Если предыдущий работодатель внес информацию в трудовую книжку, в этом случае после сведений об увольнении с прежней основной работы надо вписать полное и сокращенное наименование компании (если есть).

Ниже в графе 3 указать, что работа в должности становится основной и с какого числа. В графу 4 вписать реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1 .

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет

Если запись о совместительстве отсутствует, то в графе 3 надо вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе.

В графе 4 поставить реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу. Ниже представлен образец заполнения трудовых книжек.

Изменились название, организационно-правовая форма компании: образец записи в трудовой книжке

Допустим, компания меняет свое название или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 приведите основание - приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте.

Как сделать запись в трудовой при реорганизации компании, смотрите на образце ниже.

Аналогичные сведения надо сделать, когда работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

Что делать, если в трудовой книжке пропустили запись

Компания случайно пропустила запись в книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Внесите пропущенную запись в трудовую книжку после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Отменять предыдущие, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильные или неточные данные (п. 30 Правил , п. 1.2 Инструкции ).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись в трудовой книжке уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование компании. А в конце поставить печать, подпись кадровика и самого работника.

Как исправить неточные записи в трудовой книжке

Допустим, компания внесла в книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблась в наименовании должности, допустила опечатку в фамилии работника и т. п. Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи трудовой книжке сделайте еще одну - в ней признайте неверные данные недействительными, а затем внесите правильные. Образцы записи в трудовую книжку представлены ниже..

А вот если, увольняя работника, вы завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации. Если ком пания отказалась от печати , она вправе не заверять документ штампом.