Какие операции доступны по корпоративной карте. Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

<О приостановлении операций по счету>

Решение налоговиков о приостановлении операций по счету компании распространяется в том числе на корпоративные карты, которые относятся к этому счету. Такой вывод впервые сделал Минфин России в письме от 07.06.12 № 03-02-07/1-135 (ответ на частный запрос).

Как блокируют карту

Банк, получивший от инспекции решение о блокировке счета, приостанавливает по этому счету все расходы (п. 1 ст. 76 Налогового кодекса). Как разъяснил Минфин, исключений для корпоративных карт не предусмотрено. А это значит, что, как только в банк придет решение налоговой, он заблокирует и счет, и карту. Ведь корпоративная карта привязана к банковскому счету.

После блокировки расходные операции по карте будут невозможны, заплатить или снять наличные через банкомат уже не получится. Ни снять наличные деньги в банкомате, ни перевести с карты средства на другой счет.

Замороженные операции

Сложности возникают в ситуациях, когда информация о расходах по карте поступает в банк уже после блокировки. Дело в том, что в момент оплаты или снятия наличных через банкомат банк не списывает деньги с карты, а только замораживает их на счете. То есть компания не может ими воспользоваться, но реально деньги со счета не уходят. Через некоторое время в банк поступает реестр операций от платежной системы (Visa, MasterCard). Именно по этому реестру банк отправляет деньги в организации, где расплачивались картой. А значит, между оплатой картой и реальным списанием денег может пройти несколько месяцев. В этот период налоговая вполне может заблокировать счет.

В комментируемом письме Минфин сообщил, что в период блокировки банк не вправе перевести деньги, даже несмотря на то, что оплата по карте прошла до приостановления операций. Между тем это не означает, что компания должна заплатить повторно или оплата картой отменена. В опрошенных банках нам подтвердили, что банк не вернет замороженные суммы на счет компании, а исполнит платеж сразу, как только налоговая разблокирует счет.

Компания в свою очередь вправе отразить в учете покупку по корпоративной карте на день оплаты и признать расходы в целях налогообложения прибыли. В качестве подтверждения затрат у компании будет квитанция терминала, через который прошла оплата картой. Реальное списание денег со счета в данном случае роли не играет. Это нам подтвердили специалисты Минфина России.

Блокировать счета будут только по интернету

Решение о блокировке счетов с 1 августа будут только электронными. У этого изменения есть как плюсы, так и минусы. С одной стороны, до банков решения будут доходить в течение дня. С другой — компании лишаются возможности лично забрать решение по доверенности банка (подробнее см.«УНП» № 25, 2012, стр. 4 «В кодекс внесены новые поправки про зачет, возврат, блокировку и баланс»).

Корпоративные банковские карты все шире применяются в расчетах с подотчетными лицами. Это платежное средство удобно использовать для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов организации. С помощью корпоративной карты работник может оплачивать товары, услуги безналичным путем, а также получать наличные на расходы в банкоматах и банках. Какой из видов корпоративных карт выбрать, как их оформить и как отражать в учете связанные с ними операции, расскажем в статье.

Какие преимущества дает использование корпоративной банковской карты?

1) Работник получает круглосуточный доступ к денежным средствам организации.

2) Рублевые средства автоматически конвертируются в валюту платежа при оплате услуг за рубежом.

3) Сокращается документооборот, упрощается учет и экономится время.

Деньги выдаются под отчет, минуя кассу. Бухгалтеру не нужно выписывать чек и получать наличные в банке. Не надо приходовать наличные в кассу, выдавать их работнику и оформлять кассовые документы. Не нужно делать записи в кассовой книге (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2012 N А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 N А33-15574/2012).

Работнику не нужно писать заявление на получение денег под отчет и визировать его у руководителя, как того требует пункт 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

4) Работник может получить подотчетные средства, даже если не отчитался по ранее полученной сумме.

Не нужно выполнять требование пункта 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), согласно которому наличные из кассы под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме. Ведь в данном случае кассовые операции не осуществляются.

5) При расчете корпоративной картой не нужно соблюдать лимит расчета наличными.

Напомним, в настоящий момент предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора составляет 100 000 рублей (п.6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У). Данное ограничение при оплате расходов корпоративной картой не действует, так как речь идет о безналичных расчетах. При этом организация может установить свой лимит расчетов корпоративными картами.

Важно также отметить, что в случае снятия подотчетником наличных с карты через банкомат и дальнейшей оплаты ими товаров (работ, услуг) от лица организации требуется соблюдать лимит.

6) Расходы, производимые с использованием карты, работник может контролировать в режиме online.

7) Снижаются расходы и риски, связанные с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств.

Какие виды корпоративных карт существуют?

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды банковских карт (Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»):

– Дебетовая карта. Используется для совершения операций ее держателем (работником) в пределах расходного лимита – суммы денежных средств организации, находящихся на ее банковском счете. К такой карте может быть предусмотрен овердрафт – кредит, предоставляемый банком организации при недостаточности или отсутствии денег на ее счете;

– Кредитная карта. Используется для совершения ее держателем (работником) операций за счет денежных средств, предоставленных банком организации в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть именными и неименными.

Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Его имя и фамилия указываются на лицевой стороне карты. Иные лица не вправе осуществлять операции по ней.

Неименные карты выпускаются на компанию. Обезличенной корпоративной картой может пользоваться любое лицо из утвержденного списка подотчетников. В случае увольнения сотрудника и поступления на работу нового подотчетника не придется перевыпускать карту.

На практике наиболее распространенными в использовании являются дебетовые корпоративные карты. Они могут быть выпущены либо к специальному карточному счету , либо к расчетному счету организации.

Плюсом привязки корпоративных карт к расчетному счету является то, что подотчетные лица в любое время суток имеют открытый доступ к денежным средствам организации. Это же является и недостатком таких карт с точки зрения сохранности средств на счете. Однако доступ к ним можно ограничить, установив по картам лимит.

Денежные средства, переведенные на специальный карточный счет, отделены от основных денег организации. Для его пополнения средства необходимо перечислить с расчетного счета организации. Ранее недостатком открытия специального карточного счета являлась необходимость сообщать об этом в налоговый орган и внебюджетные фонды. Однако обязанность сообщать об открытии (закрытии) счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений отменена:

– с 01.05.2014 – для сообщений в ПФР и ФСС (Закон от 02.04.2014 N 59-ФЗ);

– с 02.05.2014 – для сообщений в ИФНС (Закон от 02.04.2014 N 52-ФЗ).

Как оформить корпоративные банковские карты?

Договор с банком

После того как сделан выбор в пользу какого-либо вида корпоративных карт, заключается договор с банком об их выпуске и обслуживании. Банк-эмитент устанавливает условия выпуска корпоративных карт, перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как правило, к договору банк требует приложить следующие документы:

список сотрудников организации, которые будут пользоваться картами;
заявления сотрудников на выпуск карт;
доверенности от организации на сотрудников-держателей карт;
документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета, и др.

Локальный нормативный акт

Чтобы лучше организовать учет и контроль за расходованием денег организации, рекомендуем разработать внутренний документ, в котором подробно прописать порядок использования корпоративных банковских карт. В частности, в него следует включить следующие основные положения:

Положение	Комментарий
Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте	Важно, чтобы работники знали и понимали, что корпоративные карты нельзя использовать для оплаты личных покупок. Корпоративными картами можно оплачивать расходы, связанные исключительно с деятельностью организации, такие как командировочные, представительские, хозяйственные.
Лимиты расчетов по корпоративным картам	Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Организация может установить как постоянные, так и временные лимиты. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.
Срок, в течение которого работник должен отчитаться по средствам, израсходованным с использованием корпоративной карты	Каких-либо временных рамок предоставления отчета для случаев безналичного расчета законодательство не устанавливает. Срок, установленный в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У для предоставления авансового отчета, распространяется только на случаи получения наличных из кассы организации. Поэтому работнику нет необходимости сдавать авансовый отчет после каждой покупки, оплаченной с помощью корпоративной карты. Делать это можно реже. Выбранный организацией срок целесообразно закрепить в локальном акте.
Форма авансового отчета	Для авансового отчета по использованию корпоративной карты организации могут применять как унифицированную форму N АО-1, так и самостоятельно разработанную, содержащую все обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В первом случае, заполняя авансовый отчет, в строке «Получен аванс» работник укажет сумму, которую снял с карты. В ней же он пропишет сумму, которую потратил, рассчитываясь с помощью карты безналичным путем, и ту же сумму проставит в строке «Израсходовано». Во втором случае за основу можно взять опять же форму N АО-1. В ней, к примеру, строку «Получен аванс» можно заменить строками «Получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «Использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов». Можно дополнить авансовый отчет по использованию корпоративной карты следующими сведениями: – реквизиты корпоративной карты (ФИО держателя, тип, номер и срок действия); – остаток денежных средств на карте на момент ее получения и возврата; – информацию о пользовании кредитным лимитом.
Перечень основных документов, подтверждающих расходы	Расходы по карте подтверждают слип-чеками по покупкам и чеками терминала, если сотрудник получал наличные деньги через банкомат (пополнял карту наличными). В последнем случае к чекам прикладывают обычную первичку, подтверждающую расходы (чеки ККТ, квитанции БСО, накладные, товарные чеки и т.д.).
Порядок взыскания с работника средств при отсутствии или непредставлении в срок документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты	Средства, использованные с карты, по которым держатель не представил в установленный срок отчет или подтверждающие документы, удерживаются из его зарплаты в соответствии с трудовым законодательством. Следует иметь в виду, что, по мнению налоговиков, если сотрудник своевременно не отчитался по расходованию денежных средств или не вернул полученные под отчет средства, у него возникает доход, с которого работодатель удерживает НДФЛ. Согласны с таким выводом и судьи (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12 и N 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.2014 N А45-25321/2012, ФАС Восточно-Сибирского от 24.01.2014 N А19-2278/2013).

С утвержденным в организации порядком применения и использования корпоративных карт их держателей следует ознакомить под подпись.

Можно обойтись без разработки внутреннего положения о порядке использования корпоративных карт как отдельного документа. Но тогда такой порядок должен быть прописан в других локальных нормативных актах. Например, в положениях о порядке возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах, а также представительских расходах.

Приказ, определяющий круг работников, которые вправе использовать корпоративные карты

Если организация открывает неименные карты, то передача их сотрудникам осуществляется на основании приказа руководителя. В случае увольнения сотрудника, поступления на работу нового подотчетника придется предоставить в банк обновленный приказ.

Договор о полной материальной ответственности

С сотрудниками-держателями корпоративных карт организации целесообразно заключить договоры о полной материальной ответственности, в которых описать недопустимость разглашения третьим лицам сведений о ПИН-коде карты, ответственность за нарушение установленного порядка ее использования, порядок возмещения ущерба. В этом случае организация вправе будет потребовать у сотрудника, виновного в недостаче средств на карте, возмещения полного действительного ущерба (ст.242 ТК РФ).

При этом следует иметь в виду, что работодатель не вправе заключать договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, должность которых или конкретная поручаемая им работа не предусмотрены в специальном Перечне, утвержденном постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85 (ст.244 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1). Ответственность таких сотрудников перед работодателем в случае недостачи средств на корпоративной карте установлена в пределах среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Книга учета оформленных корпоративных карт

Выдачу и возврат корпоративных карт рекомендуем фиксировать в специальной книге учета оформленных корпоративных карт. Альтернативой такой книге может быть акт приема-передачи карты. Разработать формы этих документов организации могут самостоятельно (с учетом обязательных для первичных документов реквизитов).

Выдержка из книги учета оформленных корпоративных карт или акта приема-передачи карты

ФИО работника и его должность	Реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты)	Остаток денежных средств на карте	Кредитный лимит	Подпись, подтверждающая факт передачи сотруднику конверта с ПИН-кодом
Иванов И.И.	1111111111111111	1000,00 руб.	50 000,00 руб.	Иванов

Большинство платежных карт имеет код CCV – код, запрашиваемый при оплате через Интернет (указан на оборотной стороне карты). Во избежание мошеннических действий целесообразно не указывать его в акте приема-передачи карты.

Как вести бухгалтерский учет корпоративных карт?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал. Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. Затем такие документы могут быть переданы организации.

Движение денежных средств на банковских картах может отражаться с использованием счета 55 «Специальные счета в банках» с выделением отдельного субсчета, например «Корпоративные карты» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н).

При построении аналитического учета по этому субсчету необходимо исходить из условий использования корпоративных карт:

Если по карточному счету установлен неснижаемый остаток, то целесообразно открыть субсчета следующего порядка «Неснижаемый остаток», «Платежный лимит».
Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается в аналитике по каждому счету (каждому держателю карты).
Если к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт разных сотрудников, имеющих право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита, то появляется необходимость ведения аналитического учета в разрезе держателей карт.
Возможно открытие субсчетов второго порядка субсчета «Специальный карточный счет в банке» в разрезе хозяйственных, командировочных и представительских расходов в зависимости от организационных, экономических и других особенностей организации, а также в целях сближения бухгалтерского и управленческого учетов.

Бухгалтерские проводки, которыми отражаются операции с использованием корпоративной банковской картой, зависят от типа карты.

Дебетовая карта

Блок бухгалтерских проводок для дебетовой корпоративной карты

Дебет

Кредит

Операция

Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

размер ущерба может быть оценен;
вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

		Примечание
	Пополнение корпоративной карты	Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
	Использование кредитных средств банка	Для кредитной карты и овердрафта
	Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
	Сотрудником оплачены расходы картой по безналу. Сотрудником получены наличные по карте	Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
25, 26, 44, 60, 76	Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам	Проводка делается на дату принятия отчета
	Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов	В случае если нет оперативного контроля. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
	Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника	На дату получения отчета банка
	Начислены проценты за пользование кредитными средствами	Для кредитных карт и овердрафта
	Погашен кредит по кредитной карте	Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Использование корпоративных пластиковых карт все более популярно. Рассмотрим часто встречающиеся проблемы, связанные с использованием корпоративного «пластика», а также разногласия в законодательстве и способы минимизации налоговых рисков.

Получение любой пластиковой карты производится на основании Положения № 266-П от 24 декабря 2004 г. об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (далее по тексту – Положение № 266-П). На карте практически всегда указываются имя и фамилия ее держателя; даже на корпоративной карте все равно будет выбито либо имя ответственного лица, либо номер, но никак не наименование организации. При этом к одному специальному банковскому счету может быть открыто несколько карточек, оформленных на разных лиц, работающих при этом в одной организации. Также можно каждую карту привязывать к отдельному счету, дабы в аналитическом учете отслеживать расходы в разрезе по каждому из держателей карт.

Расскажите налоговикам

При этом часто возникает необходимость проинформировать налоговую инспекцию об открытии новых счетов организацией. Если корпоративная карта выдается в привязке к новому банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом инспекторам в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Если же корпоративная карта выдается в дополнение к уже имеющемуся счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то информировать об этом налоговый орган не надо. В подтверждение этого выступает и судебная практика: постановлением ФАС Уральского округа № Ф09-4730/10-С3 от 26 июля 2010 г. по делу № А60-7128/2010-С6 решение налогового органа о привлечении к ответственности за несообщение об открытии счета было отменено. Суд решил, что бизнес-счет не является счетом в том значении, которое придает ему налоговое законодательство, так как он открыт в целях обслуживания корпоративных банковских карт и при его открытии не заключается договор банковского счета, денежные средства третьих лиц на него не зачисляются, и стало быть, обязанность сообщать об открытии данного счета отсутствует.

Какие использовать счета

Согласно пункту 2.8 Положения № 266-П банк может включать в условия договора дополнительные услуги в виде совершения операций даже тогда, когда их сумма превышает остаток денежных средств на банковском счете или больше установленного лимита по овердрафту или кредиту. Если же таких условий в договоре по корпоративной карте не оказывается, то банкиры вправе отказать в проведении подобных операций либо же провести ее и в дальнейшем требовать возмещения по общим условиям исполнения требования на основании статьи 314 Гражданского кодекса РФ.

Специфика договора с банком на выдачу и обслуживание корпоративных карт влияет на аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках». Нередко договором устанавливается обязательное условие о наличии на счете организации к дебетовой карте неснижаемого остатка, то есть минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. К этому субсчету бывает целесообразно открыть субсчет второго порядка. Также отдельные субсчета второго порядка необходимы, когда к единому корпоративному счету открыто несколько банковских карт. При перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент аналогично перечислению зарплаты на корпоративные карты передает в кредитную организацию ведомость с данными держателей, номерами карт и суммами на зачисление по каждой карте.

Если корпоративная карта выдается в привязке к банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом в вашу налоговую инспекцию

После получения от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт, записи по счетам учета затрат корреспондируют со счетом 57 «Переводы в пути». Это необходимо из-за того, что выписка из банка по специальному карточному счету, подтверждающая фактическое списание денежных средств со счета организации, поступает обычно с небольшой задержкой. После получения банковской выписки суммы оплаты списываются на счет 55, субсчет «Специальный карточный счет».

Расходы на оплату комиссий банка за открытие и ведение карточных счетов отражаются в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

По условиям договора может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы таковых отражаются в составе прочих доходов по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Если в банковской выписке по итогам месяца отражено списание денежных средств, не подтвержденных документально подотчетным лицом, тогда эти суммы до представления оправдательных документов должны отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Одна на всех

Корпоративные карты очень удобны для расчетов с подотчетными лицами, особенно в командировках, так как всегда можно пополнить или заблокировать «пластик» при необходимости. Однако здесь нередко возникают сложности с признанием оплаченных такой картой расходов. Подотчетное лицо – это всегда один конкретный человек, а почти все документы по оформлению расходов в командировке персонифицированы. И если в рабочей поездке была группа сотрудников, а все расходы нес лишь один из них, то признать расходами подотчетного лица оплату билетов или счетов на проживание, а также суточных для других сотрудников будет затруднительно: передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22 сентября 1993 г.

Получается, что наиболее разумный выход для бухгалтера – либо открыть каждому командированному отдельную корпоративную карту, либо по старинке выдать наличными денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Во всех иных случаях высока вероятность возникновения спора с налоговыми инспекторами. Тем же, кто готов постоять за свои права в суде, наверняка пригодится постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-12853/2007-АК от 8 октября 2007 г., признавшего допустимым приложение к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, но лишь при условии, что денежные средства фактически были использованы на нужды работодателя. Кроме того, в этом судебном решении сделан важный вывод о том, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не может быть признано основанием для признания доходом работника и основанием для с сумм, полученных под отчет.

Запрещено?

Следующая острая проблема заключается в ограничениях, установленных для держателей корпоративных карт. В письме ЦБ РФ № 14-27/513 от 24 декабря 2008 г. предусматривается, что перечисление денежных средств на командировочные расходы подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо, но только тогда, когда в коллективном договоре (или в локальном нормативном акте – приказе, Положении о командировках и т. п.) прямо предусмотрена такая возможность. Во всех остальных случаях, в том числе и для выдачи сумм под отчет на хозяйственные или представительские расходы, этим письмом такая возможность не предусмотрена.

Против этого порядка выступает судебная практика (см. постановление ФАС Северо-Западного округа № А52-174/2007 от 11 февраля 2008 г., где признана законной выдача средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица). Несмотря на запрет таких операций со стороны ЦБ РФ, штрафы за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрены. А чтобы исключить любые претензии со стороны налоговых органов, следует строго соблюдать требования по оформлению такой операции в бухгалтерском учете и во всех необходимых документах.

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Корпоративная карта - это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте - это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник - списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное - отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное - не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете - тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар - товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов - валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань - это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис - это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах - для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили - товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок - дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке - тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО - сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной - можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно - это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так - выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз - безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

делаете займ компании;
возвращаете средства;
вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств - это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка - бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте - спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Подсказала Балашова Елена - бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина - маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь:)