Организация предметно количественного учета в аптечной организации. Журнал предметно количественного учета ЛС: образец заполнения

Предметно количественный учет отдельных наименований лекарств и медизделий ведется во всех медицинских учреждениях, в том числе аптек, их перечень должен быть доведен до сведения всех медработников.

Приказом Минздрава РФ № 378 н от 17.06.2013 года утверждены правила оформления специализированного учетного журнала.

Расскажем об особенностях его заполнения.

↯ Больше статей в журнале

Из статьи вы узнаете

Предметно количественный учет: организация

Приказ Минздрава № 378н установил форму ведения журнала ПКУ как для медучреждений, так и для аптек различных организационно-правовых форм.

В медучреждении и оформление, и заполнение такой учетной формы имеет свои особенности.

В первую очередь главный врач должен определить должностное лицо, которое будет отвечать за фиксацию операций, связанных с приходом и расходов лекарств.

Схема-памятка: Предметно-количественный учет ЛС

Форма журнала утверждена единая и сотрудник медучреждения в полной мере должен соблюдать правила его ведения.

Рассмотрим их подробнее.

Пример ведения журнала предметно-количественного учета

Ведение документации по ПКУ

Журнал ПКУ нужно обновлять ежегодно – в конце года предыдущая версия заканчивается, с 1 января – начинается новая.
В качестве формы ведения журнала принимается как бумажный носитель, так и документ в электронной форме:
- бумажная форма журнала изготавливается и сшивается в типографии, где его можно заказать;
- в качестве варианта оформления журнала принимается самостоятельная распечатка изготовленных страниц, которые впоследствии между собой сшиваются, опечатываются, нумеруются и подписываются главврачом.

Электронная форма учетного журнала ведется по-другому. Учет ведется в компьютере, но ежемесячно заполненные страницы журнала распечатываются и сшиваются по отдельным наименованиям лекарств, их форме и дозировке.

Памятка:

Журнал на бумажном носителе можно вести двумя способами. Первый способ – приобрести готовый журнал, который изготовлен типографским способом.

Второй – сброшюровать журнал самостоятельно из отдельных листов. Пронумеруйте страницы журнала, скрепите их подписью руководителя и печатью медорганизации.

☆ Какие ошибки Росздравнадзор находит в сестринской документации и как их предотвратить, узнайте в журнале «Главная медицинская сестра».

Журнал в электронном виде необходимо ежемесячно распечатывать, нумеровать, подписывать листы и брошюровать их по наименованиям лекарственного средства, дозировке, лекарственной форме.

По истечении календарного года нужно оформить сброшюрованные листы в журнал, опечатать его с указанием количества листов и заверить подписью ответственного сотрудника, подписью руководителя юридического лица и печатью медорганизации.

Когда календарный год закончится, разделы нужно будет оформить в целый журнал. Далее он также опечатывается, подписывается и нумеруется, как бумажный вариант.

Ответственный медработник ведет записи в журнале ежедневно при получении документов, подтверждающих приходно-расходные операции с лекарственными препаратами.
Расходы препаратов также ежедневно отражаются в журнале ПКУ.
Когда в отделение поступают новые препараты, записи об этом в журнал носятся отдельно по каждому из них в соответствии с приходной документацией. При этом необходимо указать дату поступления и номер этого документа.

Как вносить исправления в журнал и делать сверку

В конце каждого месяца необходимо сверять записи в журнале ПКУ об остатках препаратов с фактическим их наличием. Запись о сверке вносится в журнал. В этом основное отличие от инвентаризации наркотических препаратов – ее вправе проводить только специально сформированная комиссия по указанию главного врача.

В соответствии с приказом Минздрава СССР № 747 от 02.06.1987 года эта комиссия вправе два раза в год также проводить сверку препаратов, подлежащих ПКУ и учетными данными.

Если при записи приходно-расходных операций медработник, ответственный за ведение журнала, допустил ошибку, он должен внести исправление:

ошибочная запись зачеркивается чертой;
рядом с ошибочной записью вносится правильная;
исправление заверяется подписью медработника.

Журнал ПКУ не должен содержать незаверенных исправлений, ошибок и подчисток.

Татьяна Мороз, дфармн, профессор кафедры фармации ФГБОУ ДПО РМАПО Минздрава в видеорекомендации Системы Главная медсестра рассказывает, что изменилось в системе ПКУ, как избежать санкций со стороны проверяющих.

Отвечает на сложные вопросы, и на примерах показывает типичные ошибки медицинских сестер.

Как хранить журнал ПКУ

Текущий журнал ПКУ надлежит хранить в сейфе или металлическом шкафу, ключи от него имеются у ответственного медработника.

Предметно-количественному учету в аптечных организациях подлежат лекарственные препараты, согласно перечню, установленному приказом Минсоцразвития РФ от 14.12.2005 «О порядке отпуска лекарственных» (с изменениями от 12.02.2007 № 109).

Наркотические средства и психотропные вещества подлежат предметно-количественному учету в специальном журнале регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ. Порядок предметно-количественного учета регламентируется Постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644 «О порядке предоставления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров».

Согласно правил ведения и хранения специальных журналов, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров, журнал регистрации должен быть пронумерован, сброшюрован и заверен подписью руководителя аптеки и скреплен печатью аптеки.

Записи в журнале регистрации производятся лицом, ответственным за его ведение и хранение, (чернилами) в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции, на основании документов, подтверждающих совершение этой операции (в отдельной графе журнала регистрации указываются наименование, номер и дата этих документов). Указанные документы или их копии, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с журналом регистрации.

В журнале регистрации указываются наименования наркотических средств и психотропных веществ, а в скобках - фирменные названия (синонимы), под которыми они получены юридическим лицом, дозировкой, единицей измерения, формой выпуска.

Нумерация записей в журнале регистрации осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новом журнале регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненном журнале.

Не использованные в текущем календарном году страницы журнала регистрации используются в следующем календарном году, при этом нумерация записей начинается с цифры 1.

Каждая запись в журнале регистрации заверяется подписью лица, ответственного за его ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов.

Исправления в журнале регистрации заверяются подписью лица, ответственного за его ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журнале регистрации не допускаются.

Лицо, на которое возложен контроль за ведением и хранением журнала регистрации, не реже одного раза в месяц проверяет записи в журнале, о чем на следующей строке после последней на момент проверки записи в журнале регистрации делает соответствующую отметку (с указанием даты) и заверяет ее своей подписью.

Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала.

Заполненный журнал регистрации сдается в архив юридического лица, где хранится в течение 10 лет после внесения в него последней записи. По истечении указанного срока журнал регистрации подлежит уничтожению по акту, утверждаемому руководителем юридического лица.

В случае реорганизации или ликвидации аптечного учреждения журнал регистрации сдается на хранение в соответствующий орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Аптечные организации, имеющие лицензию на осуществление видов деятельности, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, на основании журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических и психотропных средств, представляют ежеквартально и за год отчеты о своей деятельности.

Отчеты представляют в соответствующий орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации по форме согласно приложению N 3 приказа №577:

1. не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, -квартальный отчет о количестве каждого изготовленного указанного лекарственного средства;

2. ежегодно, до 15 января, - годовой отчет о количестве каждого изготовленного указанного лекарственного средства и сведения об их запасах по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Предметно-количественный учет других лекарственных средств (указанных в приложении к приказу Минздравсоцразвития РФ №785 в ред. Пр №109 от 12.02.2007), а также этилового спирта, ведется в «Журнале учета ядовитых, других медикаментов и этилового спирта». Форма этого журнала дана в приказе МЗ СССР № 14 и методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров».

Этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован, количество страниц заверяется подписью руководителя и печатью аптеки. Журнал заводится на год. На первой странице указывается перечень ЛС, которые учитываются в данном журнале. На каждое наименование дозировку, фасовку для учета отводится отдельная развернутая страница. Записи ц журнале производится лицом, ответственным за его ведение и сохранность этих ценностей. Поступление отражается в хронологическом порядке.по каждому наименованию, указывается документ его номер и дата.

Расход отражается ежедневно, общим итогом отдельно по каждому наименованию, указывается отпуск по амбулаторным рецептам, лечебным учреждениям, отделам аптеки.

По итогам за месяц подчитывается расход по каждому виду реализации и общий расход за месяц данного ЛС, выводится остаток, который сопоставляется с фактическим остатком на конец месяца. Учет и ведение журнала производится лицом, уполномоченным руководителем, приказом по аптеке.

Контроль за реализацией лекарственных препаратов, имеющих ограниченный срок годности, производится в специальном журнале или карточках, которые находятся на местах хранения этих препаратов.

Помимо учета поступивших товаров в аптеках, ведется учет операций, которые увеличивают стоимость товарных запасов. Источники дополнительных запасов и порядок их оприходования даны в следующей таблице.

Правила регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету (ПКУ), установлены Приказом Министерства здравоохранения РФ от 17.06.2013 года №378н «Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения».

Предметно-количественный учет в аптеке регламентирован следую-щими нормативными документами:
1. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 декабря 2005 г. N 785 «О порядке отпуска лекарственных средств» - требования и контроль за отпуском лекар-ственных препаратов, подлежащих ПКУ;
2. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23 августа 2010 г. №706н «Об утверждении правил хранения лекарственных средств» - требования к хранению лекар-ственных препаратов, подлежащих ПКУ;
3. Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22 апреля 2014 г. №183н «Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету» - утвержден перечень препаратов, подлежащих ПКУ.

Важно! С 08.09.2013 года применяется новая форма журнала учета лекарственных препаратов, подлежащих ПКУ!
Форма журнала предметно-количественного учета (ПКУ) для аптечных организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, установлена Приказом Министерства здравоохранения РФ от 17.06.2013 года №378н (приложение № 2 к Приказу).

Порядок ведения журнала учета лекарственных препаратов, подлежащих ПКУ:
- Регистрация операций, связанных с обращением лекарственных средств, подлежащих ПКУ, ведется по каждому торговому наименованию лекарственного средства (для каждой отдельной дозировки и лекарственной формы) на отдельном развернутом листе журнала учета или в отдельном журнале учета на бумажном носителе или в электронном виде.
- Регистрация операций, связанных с обращением лекарственных средств, подлежащих ПКУ, осуществляется лицами, уполномоченными ру-ководителем юридического лица на ведение и хранение журналов учета, или индивидуальным предпринимателем, имеющим лицензию на фармацевтическую деятельность или на медицинскую деятельность.
- Журналы учета, заполняемые на бумажном носителе, сброшюровываются, пронумеровываются и скрепляются подписью руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) и печатью юридического лица (индивидуального предпринимателя) перед началом их ведения.
- Журналы учета оформляются на календарный год.
- Листы журналов учета, заполняемых в электронной форме, ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, уполномоченным на ведение и хранение журналов учета, и брошюруются по наименованиям лекарственного средства, дозировке, лекарственной форме.
- По истечении календарного года сброшюрованные листы оформляются в журнал, опечатываются с указанием количества листов и заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета, руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) и печатью юридического лица (индивидуального предпринимателя).
- Записи в журналах учета производятся лицом, уполномоченным на ведение и хранение журнала учета, шариковой ручкой (чернилами) в конце рабочего дня на основании документов, подтверждающих совершение приходных и расходных операций с лекарственным средством.
- Поступление лекарственного средства отражается в журнале учета по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход лекарственного средства записывается ежедневно. Аптечные организации и индивидуальные предприниматели, имеющие лицензии на фармацевтическую деятельность, записывают ежедневный расход лекарственного средства с указанием отдельно по рецептам, выписанным медицинским работникам, и по требованиям медицинских организаций.
- Исправления в журналах учета заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета. Подчистки и незаверенные исправления в журналах учета не допускаются.
- На последнее число каждого месяца лицо, уполномоченное на ведение и хранение журналов учета, проводит сверку фактического наличия лекарственных средств с их остатком по журналу учета и вносит соответствующие записи в журнал учета.
- Журнал учета хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, уполномоченного на ведение и хранение журнала учета.
- Приходные и расходные документы (их копии) подшиваются в порядке их поступления по датам и хранятся вместе с журналом учета.
- Заполненные журналы учета хранятся в архиве юридического лица (индивидуального предпринимателя).

Документ содержит как бланк журнала, так и образец для заполнения.

В 2014 году был утвержден Перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету (ФЗ N 183н от 22.04.2014). Нарушения в ПКУ грозят серьезными штрафами аптеке и могут послужить основанием для лишения лицензии, поэтому следует основательно изучить нормативную базу и необходимые документы, которыми следует руководствоваться при ведении предметно-количественного учета.

Нормативная база

Предметно-количественный учет лекарственных средств в аптеках регламентируется следующими законами и актами:

Ст. 58.1 Федерального закона N 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств»

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 17 июня 2013 г. N 378н «Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения»

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 20 января 2014 г. № 30н «Об утверждении порядка включения лекарственных средств для медицинского применения в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету»

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 22 апреля 2014 г. N 183н «Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету»

При разработке в Перечень были включены «особо контролируемые» группы лекарственных препаратов – наркотические, психотропные вещества и их прекурсоры, сильнодействующие и ядовитые вещества, лекарственные препараты, содержащие малые количества наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и отпускаемые по рецептам формы N 148-1/у-88).

Перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету

Перечень состоит из трех разделов.

Первый раздел. Включает в себя фармацевтические субстанции и лекарственные препараты (монопрепараты и комбинированный препарат), являющиеся в соответствии с национальным законодательством наркотическими средствами, психотропными веществами или их прекурсорами (их солями, изомерами, стереоизомерами).

Предметно-количественный учет данных ЛС ведется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. N 644:

Правила представления юридическими лицами отчетов о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

И Постановлением Правительства РФ N 419

Правила представления отчетов о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ
Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ

Возможен упрощенный учет некоторых прекурсоров – достаточно ежемесячно регистрировать в журнале записи об общем объеме реализованных или использованных средств без документального подтверждения операций. Список прекурсоров для учета по упрощенным правилам:

диэтиловый эфир (этиловый эфир, серный эфир) в концентрации 45% или более
перманганат калия в концентрации 45% или более массой, не превышающей 10 кг,
ацетон (2-пропанон) в концентрации 60% или более,
метилэтилкетон (2-бутанон) в концентрации 80% или более,
толуол в концентрации 70% или более,
серная кислота в концентрации 45% или более,
соляная кислота в концентрации 15% или более,
уксусная кислота в концентрации 80% или более массой, не превышающей 100 кг,
метилакрилат в концентрации 15% или более массой, не превышающей 100 кг.

Журналы брошюруются, нумеруются, подтверждаются подписью руководителя аптеки или лица, ответственного за ведение и хранение журналов регистрации. Существуют требования к хранению журналов – в металлическом шкафу в технически укрепленном помещении. Хранить заполненные журналы нужно не менее десяти лет, после чего указом руководителя их можно уничтожить.

Второй раздел. Включает фармацевтические субстанции и лекарственные монопрепараты, являющиеся в соответствии с национальным законодательством сильнодействующими и ядовитыми веществами (их солями, изомерами, простыми и сложными эфирами, смесями и растворами независимо от концентрации), а также один комбинированный лекарственный препарат, содержащий сильнодействующее вещество трамадол и иное фармакологически активное вещество парацетамол.

Из Перечня исключены лекарственные средства для наружного применения с непатентованными названиями «змеиный яд», «пчелиный яд», «1-тестостерон». Учету подлежат сильнодействующие препараты с международным непатентованным наименованием «сибутрамин" (торговые наименования «Слимия капсулы», «Меридиа капсулы», «Голдлайн(R) капсулы», «Линдакса капсулы»).

Среди препаратов на основе красавки выделено две группы:

Подлежат учету лекарственные средства, содержащие Сумму алкалоидов красавки как основное и единственное фармакологическое активное вещество и имеющие соответствующее международное непатентованное (группировочное) или торговое наименование (например, сырье растительное - экстракт сухой, зарегистрированное под торговым наименованием "Красавки сумма алкалоидов").

Не подлежат учету «Красавки экстракт суппозитории ректальные», а также лекарственный препарат «Беллатаминал(R) таблетки, покрытые оболочкой», поскольку данные лекарственные средства являются комбинированными.

Все лекарственные препараты, имеющие непатентованное международное или торговое название (брэнд) «Спирт этиловый» подлежат предметно-количественному учету. ПКУ подлежат следующие лекарственные средства, содержащие тестостерон (за исключением лекарственных форм для наружного применения):

«Тестостерона пропионат, раствор для внутримышечного введения»;
«Андриол ТК(R), капсулы»;
«Небидо(R), раствор для внутримышечного введения»;
«Сустанон(R)-250, раствор для внутримышечного введения»;
«Омнадрен(R)-250, раствор для внутримышечного введения».

Предметно-количественный учет ЛС из второго раздела Перечня следует вести по утвержденной ФЗ N 378н, и согласно Правилам, утвержденным этим Приказом. В журнале регистрируются операции по каждому торговому названию препарата. Журнал можно вести в электронном или бумажном виде. Если журнал бумажный, листы брошюруются, нумеруются и скрепляются подписью руководителя с печатью. Если журнал ведется в электронном виде, его листы ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, уполномоченным на ведение и хранение журналов, брошюруются по отдельным группам (наименование, дозировка, лекарственная форма). Ежедневно следует вносить в журнал записи о расходе ЛС.

Третий раздел . Включает в себя комбинированные лекарственные препараты, содержащие кроме малых количеств наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров другие фармакологически активные вещества. Предметно-количественному учету подлежат лекарственные препараты, содержащие:

псевдоэфедрина гидрохлорид в количестве выше 30 мг и до 60 мг включительно на 1 дозу твердой лекарственной;
декстрометорфана гидробромид в количестве до 200 мг включительно на 100 мл (100 г) жидкой лекарственной формы для внутреннего применения;
фенилпропаноламин в количестве до 75 мг включительно на 1 дозу твердой лекарственной формы;
фенобарбитал в количестве до 20 мг включительно в сочетании с кодеином (его солями) независимо от количества на 1 дозу твердой лекарственной;
фенобарбитал в количестве до 20 мг включительно в сочетании с эфедрина гидрохлоридом независимо от количества на 1 дозу твердой лекарственной формы.

Также ПКУ подлежат кодеинсодержащие лекарственные препараты (такие как «Каффетин, таблетки», «Коделак, таблетки», «Солпадеин, капсулы (таблетки шипучие)», «Терпинкод, таблетки», «Юниспаз, таблетки» и др. с содержанием кодеина (его солей) в количестве до 20 мг на 1 дозу твердой лекарственной формы.

Записи в журналах регистрации производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, шариковой ручкой (чернилами) с периодичностью, устанавливаемой руководителем юридического лица, но не реже одного раза в течение дня совершения операций с наркотическими средствами и психотропными веществами на основании документов, подтверждающих совершение этих операций (в ред. ПП РФ от 16.12.2013 №1159)

Все исправления в журналах регистрации должны быть заверены подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Недопустимо наличие подчисток и незаверенных исправлений. Журнал заводится на один календарный год.